¿Qué es una llamada de conferencia gratuita?

La mayoría de las organizaciones que utilizan servicios de audioconferencia eligen contratar los servicios de un proveedor confiable de llamadas de conferencia. Por lo general, hay una tarifa fija por minuto por conexión a la conferencia que se factura al autor de la llamada. Sin embargo, existe otra opción que puede ser muy útil para las organizaciones y empresas sin fines de lucro que no pueden presupuestar mucho dinero para los servicios de teleconferencia. Esa opción es un servicio gratuito de llamadas de conferencia. Con una llamada de conferencia gratuita, no hay cargos facturados al cliente por la conferencia, por lo que no hay factura que pagar. Aquí hay información sobre cómo funciona la conferencia gratuita y cuándo el servicio puede ser una opción viable.

En el momento seleccionado por el autor, los asistentes y el anfitrión marcan en el puente de la conferencia e ingresan un código de acceso preestablecido cuando se les solicita un mensaje automático. Todos los que ingresan el código de acceso se enrutan a una llamada de conferencia segura, donde todas las partes son libres de interactuar verbalmente entre sí. No hay saludo o intervención del operador. El proceso para la llamada de conferencia sin costo es totalmente automatizado.

Lo primero que hay que entender sobre la llamada de conferencia gratuita es que no es totalmente gratuita. Cada asistente incurrirá en el costo de realizar una llamada de larga distancia para conectarse con el puente de conferencia. Los cargos no aparecerán en una factura emitida por el proveedor de llamadas de conferencia gratuitas, sino como un cargo por los minutos generados en la factura telefónica individual de cada asistente, y el costo dependerá del tipo de plan de larga distancia que tenga implementado. El término de conferencia gratuita se basa en el hecho de que el proveedor de teleconferencia no cobra tarifas de instalación ni emite cargos por el uso de sus líneas. El proceso es estrictamente una conexión a una llamada de conferencia telefónica, en efecto, una serie de llamadas de larga distancia que terminan en una conferencia común.

Los proveedores de llamadas de conferencia gratuitas pueden ofrecer este tipo de servicio por dos razones. Primero, su fuente de ingresos es la cantidad de tráfico que se genera en los troncales o líneas que terminan en sus puentes de conferencia. Cada minuto que alguien usa una de sus líneas para una reunión, genera ingresos. En segundo lugar, los servicios gratuitos de llamadas en conferencia requieren muy poco en cuanto a equipamiento y personal. Esto significa un costo operativo muy bajo que puede cubrirse fácilmente mediante el uso constante de sus instalaciones.

Por supuesto, hay formas de hacer que la llamada de conferencia gratuita sea totalmente gratuita. Un método es usar un teléfono celular para marcar en la reunión. Si normalmente no utiliza el banco permitido de minutos de su teléfono celular durante el período de facturación, el costo de asistir a la llamada de conferencia gratuita es gratis. Además, si el plan de larga distancia para su servicio de línea fija incluye un cargo mensual fijo por larga distancia ilimitada, no pagará nada adicional para asistir a una llamada de conferencia gratuita.

Los servicios gratuitos de llamadas de conferencia tienen algunos inconvenientes. Por ejemplo, las líneas están disponibles por orden de llegada. Si tiene una gran cantidad de asistentes que necesitan reunirse para una teleconferencia, no hay garantía de que haya suficientes líneas durante el horario comercial habitual. Además, generalmente no existe la opción de obtener asistencia de un operador en caso de ruido de fondo o alguna otra perturbación durante la llamada de conferencia gratuita. Pero, para una organización que solo necesita media docena de líneas durante un período de menor actividad, un servicio gratuito de conferencia telefónica puede funcionar muy bien y ayudar a mantener el presupuesto intacto al mismo tiempo.