¿Qué es una oficina principal?
Una oficina principal es una designación que describe un área de un negocio donde los clientes y el personal de la empresa interactúan. Las oficinas centrales generalmente se llaman así porque se encuentran en la parte delantera o en la entrada de una empresa, lo que brinda a los clientes un fácil acceso a los trabajadores de oficina. Esta sección vital del negocio puede servir para muchos propósitos, dependiendo de la compañía, y a menudo es el mejor lugar para obtener información relacionada con el cliente.
Las oficinas de recepción pueden tener un mostrador de entrada con una secretaria o un trabajador administrativo. Este escritorio principal puede ofrecer asistencia a clientes entrantes o clientes, y puede dirigir consultas al personal correcto. Alternativamente, todo el personal del departamento puede recibir capacitación en asistencia al cliente; Dado que los trabajadores de la oficina principal pueden tener muchas tareas, capacitarlos a todos en el servicio al cliente significa que casi siempre habrá alguien disponible para ayudar a un cliente.
Además de ser un punto de contacto para los clientes, esta área también puede servir como el centro principal de comunicación para toda la empresa. Los empleados de oficina a menudo cumplen funciones de secretaría, y pueden estar a cargo de tomar mensajes, manejar órdenes y transmitir información a diferentes departamentos. Muchas oficinas centrales trabajan en concierto con los departamentos de ventas y marketing para crear y distribuir información a los clientes.
Dependiendo del tamaño y la función del negocio, la oficina principal puede servir como un gato de todos los oficios. Los trabajadores en esta área pueden manejar la clasificación y distribución diaria de correo, proporcionar servicios de copia y fax a otros departamentos, trabajar directamente con los clientes y realizar tareas de ingreso de datos. Un trabajador típico en este puesto tendrá una combinación de habilidades de servicio al cliente y habilidades de oficina. Las habilidades organizativas, la alfabetización informática y la escritura a menudo son vitales para sobrevivir en la agitada atmósfera de esta área.
La oficina principal también puede servir como hogar para maquinaria de oficina. Los dispositivos comunes que se encuentran en la oficina incluyen copiadoras, máquinas de fax, teléfonos multilínea, máquinas de correo y báscula para correo y computadoras de oficina. Muchos expertos de front office sugieren que es aconsejable pedir ayuda a los trabajadores de front office antes de intentar utilizar cualquiera de estas máquinas; Una máquina rota o atascada puede causar horas de dolores de cabeza y una producción lenta para toda una empresa.
La persona a cargo de esta área energética puede tener una variedad de títulos diferentes, como secretario jefe, gerente de oficina, supervisor de oficina o administrador. En general, esta persona es responsable de capacitar y administrar asistentes y de servir como jefe de departamento. Los gerentes de recepción generalmente tienen excelentes habilidades gerenciales, así como una comprensión clara de la empresa y su función.