¿Qué es un registro funcional?
Un registro funcional, también llamado registro operativo, es un documento escrito que representa las actividades de una empresa y los eventos circundantes. Registra información particular en un formato específico pero no es un registro administrativo. Este tipo de documento se crea con mayor frecuencia en el momento en que ocurre la actividad o cerca de él, y generalmente se considera la versión más confiable de los eventos porque se crea cerca de la información que presenta.
Las empresas mantienen registros para poder operar de manera más eficiente, informar sobre sus actividades a los inversores y agencias gubernamentales, y evaluar el desempeño en un contexto histórico. Muchos de los formularios que crea una empresa para ayudarlo a mantener registros son administrativos, como las hojas de contacto de los empleados. Estos formularios documentan las operaciones estándar de la oficina y las cosas que los gerentes esperan que sucedan regularmente.
Con frecuencia, las empresas deben capturar información que no sea administrativa o estándar. Esta información es a menudo única en el tiempo, aunque la forma en que se registra la información puede ser uniforme. Para documentar esta información, la empresa utiliza un registro funcional, o un registro escrito de lo que sucedió, que le permite presentar una cuenta simultánea y recuperar la información en el futuro si es necesario.
Hay muchos tipos diferentes de registros funcionales. Quizás la forma más fácil de comprender el uso de este tipo de herramienta es examinar algunos ejemplos comunes. Un informe de incidente es un tipo de registro funcional. Las empresas a menudo requieren que el personal complete un informe de incidentes que detalle exactamente lo que sucedió si un empleado o un cliente se lesiona en las instalaciones o mientras se dedica a negocios de la empresa. Este registro funcional solo se completa cuando es necesario, pero es crítico porque documenta los eventos en las palabras de las personas involucradas, cerca de cuando ocurrió el evento.
Otro tipo de registro funcional es un formulario de comentarios del cliente. No todos los clientes completarán un formulario de comentarios, y un cliente generalmente solo lo hará cuando tenga algo específico que decir sobre el servicio del día actual. El formulario de comentarios es un registro funcional porque documenta un evento único que sucedió en un momento específico en las palabras de la persona involucrada.
Un boleto de viaje es un registro funcional que se completa con más frecuencia. A menudo, una compañía hace que sus conductores completen un informe con los detalles de un viaje cada vez que un conductor saca un vehículo de la compañía. De esta manera, si un gerente tiene que responder preguntas sobre la operación del vehículo que ocurrió en el pasado, tiene una cuenta contemporánea de la actividad preparada por el conductor para su revisión.
Los registros funcionales pueden proporcionar a una empresa protección contra la responsabilidad. Los clientes y empleados a menudo tienen años para presentar una demanda contra una empresa por una serie de infracciones civiles. Sin un registro contemporáneo de eventos, sería difícil para una empresa probar qué sucedió exactamente en el pasado.