¿Qué es un back office de hotel?

La oficina administrativa de un hotel es una habitación o espacio en un hotel que está configurado para ocuparse de parte del trabajo financiero de alto nivel y otros problemas que enfrenta este tipo de negocios. Esta sección del hotel también suele albergar las oficinas de personal de gestión de nivel superior. Los hoteles más grandes o las franquicias en una cadena pueden tener más elementos establecidos en la oficina administrativa de un hotel que los hoteles más pequeños administrados independientemente, que a veces pueden no tener una oficina administrativa en absoluto.

Una de las funciones más importantes de la oficina administrativa de un hotel es una configuración para manejar la información financiera a largo plazo. Las compañías de software comúnmente venden "software de back office de hotel" que ayudará a proporcionar informes contables anuales u organizar detalles financieros a largo plazo. Esto contrasta con la oficina principal o la recepción de un hotel, donde los trabajadores de nivel inferior generalmente mantienen el efectivo recibido de los huéspedes y mantienen la información actual sobre las finanzas nocturnas o semanales, así como los datos de las tarjetas de crédito de los huéspedes recientes.

A menudo, los hoteles más grandes tienen una base de datos sofisticada para la información de los huéspedes y el archivo de datos. Esto a menudo se encuentra en la oficina administrativa del hotel o se considera parte de una operación de la oficina administrativa del hotel. Este tipo de información es importante para poder confirmar las estadías pasadas de un huésped en particular, y también para ayudar a generar informes complejos sobre las tasas de habitaciones ocupadas, junto con todos los gastos prácticos para el hotel, en forma anual o a largo plazo. Un presupuesto total a largo plazo para un hotel generalmente se generaría en la oficina administrativa.

Otra comparación entre la recepción o la oficina principal de un hotel y su back office se basa en la forma en que los trabajadores del hotel generalmente están organizados. Por lo general, los empleados de recepción manejan los problemas actuales de los huéspedes e interactúan directamente con los invitados. Los gerentes invitados también pueden trabajar desde detrás de la recepción. Por el contrario, un gerente general de un hotel generalmente trabajará desde la oficina administrativa del hotel y rara vez interactuará con la clientela. Los gerentes de ventas especiales u otras personas que normalmente no se ocupan de los huéspedes actuales también suelen trabajar fuera del área de la oficina administrativa o en alguna otra oficina separada, junto con los tenedores de libros y los gerentes del personal de mantenimiento o limpieza.

Una forma diferente de entender una oficina administrativa para un hotel es mediante la evaluación de los hoteles de franquicia que forman parte de una cadena más grande. En estos hoteles, gran parte de lo que se informa a la sede corporativa se alojará en la oficina administrativa. Donde la recepción u oficina principal se dedica al servicio al cliente; Una oficina administrativa puede tener un estilo totalmente diferente en función de cómo se maneja la cadena de hoteles desde la parte superior.