¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento escrito que contiene órdenes para realizar un trabajo. Las órdenes de trabajo también se conocen como órdenes de trabajo, tickets de trabajo o tickets de trabajo. Por lo general, se usan en entornos donde las personas completan tareas en forma de proyectos, ya sea que estos proyectos sean reparaciones, mantenimiento de rutina o creación de nuevos elementos. Las órdenes de trabajo pueden ser internas y utilizadas para la organización dentro de una empresa, o externas y utilizadas por los clientes.

Los detalles proporcionados en una orden de trabajo varían, dependiendo de la empresa y el tipo de trabajo. En un ejemplo simple de una orden de trabajo, el personal de mantenimiento de un edificio de oficinas podría recibir una orden de trabajo de una de las oficinas del edificio solicitando que se reemplacen las bombillas. La orden de trabajo indicaría dónde se deben reemplazar las bombillas y el período de tiempo en el que se debe completar la orden.

No es raro que las órdenes de trabajo se procesen a través de una oficina central o un planificador para agilizar la jornada laboral. En el ejemplo anterior, por ejemplo, en lugar de que alguien en la oficina lleve la orden de trabajo directamente a un trabajador de mantenimiento, alguien en la oficina contrataría al departamento de mantenimiento para alertarlos sobre la necesidad de reemplazar algunas bombillas. La persona a cargo de la programación tomaría la información, generaría una orden, decidiría cuándo se debía hacer el trabajo y luego pasaría la orden de trabajo a un miembro del personal de mantenimiento. Cuando se complete el trabajo, la orden se firmará y archivará.

Las situaciones en las que un cliente interactúa directamente con una orden de trabajo son comunes cuando las personas trabajan con contratistas y mecánicos. La orden de trabajo generalmente detalla qué tipo de trabajo se está haciendo, cuánto debería costar, qué tipo de materiales se utilizarán y cuánto tiempo debería tomar. El cliente firma el documento para indicar la comprensión de los hechos. Esto está diseñado para reducir la responsabilidad, ya que el cliente sabe exactamente qué va a suceder y cuándo, y la persona que brinda el servicio sabe llamar si surge una situación en la que la naturaleza del trabajo necesita cambiar.

Las órdenes de trabajo brindan claridad al aclarar lo que se debe hacer, quién se espera que lo haga, y al proporcionar otra información sobre los detalles del trabajo. También se pueden usar para el mantenimiento de registros. Por ejemplo, las personas pueden verificar las viejas órdenes de trabajo para ver cuándo se realizó por última vez una tarea de mantenimiento de rutina, o pueden usar la información de una orden anterior para replicar un trabajo. En una imprenta, por ejemplo, una orden de trabajo proporciona información sobre el color de la tinta utilizada que permitirá que otra persona realice una segunda impresión que será casi idéntica a la primera.