¿Qué es un flujo de correo?

El flujo de correo es la suma total de documentos, paquetes y correspondencia electrónica que se mueve a través de un negocio u hogar. El término se usa con más frecuencia en el mundo corporativo, generalmente en el contexto de aprender a administrar el gran flujo de correo que viene con una gran empresa. Varias compañías se especializan en servicios de flujo de correo, ofreciendo formas de mejorar la eficiencia en cada paso del proceso de envío. Para las empresas que se especializan en marketing, la creación de un sistema de correo optimizado es de vital importancia.

Además del correo en sí, el flujo de correo abarca los pasos a lo largo del camino. La creación de documentos, manejo de correo, archivo, procesamiento y todas las demás tareas relacionadas con el flujo de correo se incluyen dentro de él. Desde el momento en que se crea un documento hasta el momento en que abandona la empresa, se incluye en el flujo de correo. En el otro lado de la ecuación, en el instante en que una correspondencia ingresa a la empresa, también se convierte en parte del flujo de correo, hasta que se maneja adecuadamente.

Facturas, paquetes, correspondencia personal, materiales de marketing y documentos digitales son parte del flujo de correo. Si bien las personas generalmente pueden administrar su correo solo, una empresa generalmente necesita implementar un sistema. La mayoría de las empresas envían grandes cantidades de material diariamente, enviando el correo de la empresa a través de una sala de correo central. Algunas de las medidas que se toman para suavizar un flujo de correo incluyen el uso de sobres estandarizados, la clasificación del correo antes de enviarlo para que una empresa pueda recibir precios de envío masivos y el uso de programas informáticos para administrar el correo. El correo entrante es procesado y entregado por los empleados de la sala de correo.

Dentro del ámbito de la comunicación electrónica, muchas empresas utilizan servicios de filtrado y clasificación de alta potencia para organizar el correo antes de que llegue al destino final. Por lo general, estos programas filtran virus y material no deseado antes de garantizar que la comunicación digital llegue a la persona correcta. Muchas compañías también aprovechan el flujo de correo digital para enviar correos electrónicos promocionales a los clientes, ya que el marketing directo utilizando medios digitales es mucho menos costoso que el correo directo físico.

Al mantener buenos registros de un flujo de correo, una empresa puede ofrecer mejores servicios al cliente y al cliente. La mayoría de las empresas también tienen dificultades para sincronizar las comunicaciones digitales y físicas. La correspondencia digital tiene un retraso mucho más corto que el físico. Para los clientes, puede ser irritante o molesto si los registros de una empresa no se mantienen actualizados. En una empresa con un flujo de correo sincronizado y organizado, un representante de la empresa puede buscar a un cliente y rastrear toda la correspondencia de la empresa con él o ella, haciendo que las interacciones con los clientes sean mucho más fáciles.