¿Qué es una oficina sin papel?
Una oficina sin papel es un entorno de trabajo que opera con la mayoría o la totalidad de sus documentos en forma digital, almacenados electrónicamente y de fácil acceso. Se basa en la idea de que muchas de las funciones de las oficinas tradicionales basadas en papel se han digitalizado. A medida que las computadoras se volvieron omnipresentes en el entorno laboral occidental, los líderes de opinión comenzaron a imaginar un lugar de trabajo donde realizar negocios digitalmente no solo racionalizaría el proceso comercial, sino que también eliminaría en gran medida la necesidad de papel.
La idea básica que subyace en la oficina sin papel es que, en la mayoría de los casos y en la mayoría de las industrias, los documentos no necesitan ser impresos. Los contratos, por ejemplo, pueden crearse en una oficina, enviarse por correo electrónico a las partes y firmarse electrónicamente, y cada parte debe proporcionar una copia certificada del documento firmado. Los planos se pueden almacenar y acceder en línea, y el progreso de la construcción se realiza un seguimiento digital. Los restaurantes pueden simplificar sus operaciones y minimizar los errores digitalizando sus sistemas de pedidos de alimentos. La mayoría de las empresas realizan al menos algunas de sus transacciones financieras por vía electrónica.
Además de simplemente reducir el volumen de papel en el lugar de trabajo, una ventaja significativa de digitalizar documentos es que la versión más reciente está disponible instantáneamente para todos. El acceso a información precisa y actualizada es especialmente crucial en la atención médica, donde los registros de pacientes se han mantenido tradicionalmente en archivos en papel en varios lugares. El potencial de error es sustancial cuando depende de dichos archivos. Sin embargo, algunos pacientes llevan sus datos médicos pertinentes en un dispositivo de almacenamiento digital que se actualiza cada vez que visitan a un profesional de la salud. Estos dispositivos, reflejados por los registros mantenidos en una base de datos central, son una contribución importante para reducir la dependencia de los profesionales de la salud en el papel y la vulnerabilidad a los problemas asociados con él.
En comparación con los registros digitalizados, el papel tiene muchos inconvenientes. Los documentos en papel requieren una cantidad significativa de tiempo del personal para su manejo: crear documentos, luego almacenarlos y recuperarlos. El envío de correos agrega otra capa de tiempo y dinero al manejo del papel. Los documentos en papel también deben almacenarse, ya sea alfabéticamente o por fecha de creación, y la única forma de recuperar un documento en papel es saber cómo se almacenó. Además, los gerentes son muy conscientes de que un documento mal archivado es a menudo un documento perdido.
Uno de los obstáculos más importantes para la oficina sin papel es el factor humano, es decir, la mayoría de las empresas han estado tradicionalmente orientadas al papel, y es difícil cambiar los viejos hábitos. Por ejemplo, muchos documentos electrónicos se imprimen y archivan con frecuencia simplemente como una cuestión de rutina. Además, la creciente sofisticación y capacidad de las impresoras y las copiadoras hace posible imprimir documentos de una calidad que antes solo estaba disponible en impresoras comerciales, pero a una fracción de su costo. Esto condujo a un frenesí mundial de impresión; Desde el momento en que la oficina sin papel se articuló por primera vez hasta el año 2000, se estima que la producción global de documentos en papel de todo tipo se duplicó. Desde entonces, sin embargo, la producción se ha estabilizado y posteriormente comenzó a disminuir.
La implementación de oficinas sin papel podría producir beneficios ambientales deseables. La producción de papel contribuye tanto a la deforestación como a la contaminación, además de la producción de gases de efecto invernadero que exacerban el calentamiento global. Además, las tintas utilizadas en la producción de documentos pueden contener componentes dañinos que, en volumen, también tienen un impacto adverso en el medio ambiente.
Muchos archivos pueden digitalizarse, y las empresas que implementan programas sin papel incluyen el escaneo de registros en papel existentes como parte de esos programas. Muchas compañías han descubierto que han estado almacenando muchos registros en papel que no necesitan, como copias de extractos mensuales enviados a los clientes. Además de reducir el volumen de documentos en papel almacenados, las organizaciones que se han sometido a programas de digitalización han podido volver a dedicar espacio a fines distintos del almacenamiento de documentos.