¿Qué es una cuenta de nómina?

Una cuenta de nómina es una cuenta bancaria que se reserva para el propósito de administrar todos los desembolsos asociados con la nómina de un empleador. Los fondos se transfieren a la cuenta desde otras cuentas comerciales para financiar una nómina, reservar fondos para pagar impuestos del empleador y cualquier retención del pago de los empleados, y para desembolsar pagos en forma de transferencias electrónicas o cheques en papel. Por lo general, se recomienda mantener una cuenta bancaria separada para fines de nómina, ya que simplifica mucho el proceso de seguimiento de la actividad en los principales libros de contabilidad.

Además de proporcionar un medio organizado para implementar transacciones relacionadas con la nómina, una cuenta de nómina también facilita determinar cuáles de esas transacciones se han completado con éxito. Los desembolsos de nómina, ya sea en forma de cheque en papel o transfiriendo el saldo a la cuenta de la tarjeta de nómina de los empleados, se pueden identificar con facilidad, lo que facilita el seguimiento de la fecha en que se realizó la transacción inicial y cuándo se registró esa transacción en la cuenta. Esto permite que el personal de nómina determine rápidamente en tiempo real qué desembolsos se han liquidado y cuáles no.

Si bien el mantenimiento de una cuenta de nómina se puede administrar con el uso de un libro de registro de nómina básico y un registro de cheques, muchas empresas hoy utilizan el software de nómina. Los paquetes de software de este tipo hacen que el proceso de cálculo de la nómina, incluida la aplicación del pago de horas extras para los empleados por hora y la retención de impuestos, sea un proceso simple. Además, el software se puede utilizar para automatizar el proceso de realizar transferencias electrónicas de fondos desde la cuenta de nómina a las cuentas bancarias de los empleados. Muchos de estos paquetes también pueden enviar pagos electrónicos a las agencias tributarias, así como transferir fondos a cuentas designadas en situaciones en las que cualquier empleado está actualmente bajo una orden de embargo o una orden permanente como un pago de manutención de niños.

Junto con la definición más común de la cuenta de nómina como una cuenta bancaria utilizada solo para fines de nómina, el término también se refiere a una cuenta que se establece con una agencia de ingresos nacionales, como el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos o los Ingresos de Canadá Agencia. Esta cuenta sirve como el punto de destino para cualquier actividad de nómina informada por un negocio determinado. La actividad relevante para la cuenta incluye el pago total de sueldos y salarios, la cantidad de retención de cada empleado y un desglose de los impuestos y otras formas de retención que se realizaron en nombre del empleado. En esta aplicación, la cuenta de nómina también rastrea la cantidad de impuestos de nómina adeudados por la empresa propiamente dicha, y aplica pagos a esa cantidad a medida que los fondos se reciben de la empresa.