¿Qué es un registro de nómina?

Los registros de nómina son copias impresas o documentos electrónicos que registran todas las deducciones relacionadas con un período de nómina específico. El detalle incluido en un registro de nómina permite confirmar cómo se calculan el salario bruto y los salarios, los tipos de deducciones que se hacen para cada empleado en la nómina y el monto de cada deducción. Un registro de nómina normalmente está estructurado en un formato de múltiples columnas, lo que facilita la comprensión de los datos sin una gran cantidad de problemas.

El registro de nómina registra las deducciones de impuestos que se hacen del pago bruto. En la mayoría de los países, el registro incluirá la cantidad de impuestos federales que se retienen del pago para ese período. En el caso de que se realicen otras deducciones federales, como un sistema nacional de salud o algún tipo de programa de jubilación patrocinado por el gobierno, esas cifras también se enumeran como partidas. Cuando esas jurisdicciones también evalúan los impuestos estatales o locales, los empleadores normalmente retienen esos montos en nombre del empleado y también enumeran esas cifras en el registro de nómina contable.

Junto con los impuestos, un registro de nómina también enumerará cualquier otra deducción aplicable. Por ejemplo, si el empleado está sujeto a un embargo por cualquier motivo, ese monto figura como una deducción del pago bruto. En situaciones donde el empleado hace uso del depósito directo para colocar una parte de sus ganancias en una cuenta de ahorros, ese detalle también aparecerá. Si el empleado ha recibido un anticipo de sueldo o salario, cada pago de ese anticipo aparecerá como una deducción en el registro.

Las líneas de pedido, como las deducciones por diversos beneficios ofrecidos por el empleador, también aparecerán en el registro de nómina. Por ejemplo, si el empleador proporciona cobertura de seguro de salud donde el empleado paga un porcentaje de la prima, la deducción de ese porcentaje se registra en el formulario de registro de nómina. Del mismo modo, si el empleado está haciendo contribuciones a cualquier tipo de programa de jubilación ofrecido por el empleador, esas deducciones también aparecerán como partidas en el documento.

Hoy, el software de contabilidad que se utiliza para procesar las nóminas normalmente es capaz de generar un registro de nómina una vez que la nómina se completa durante el período deseado. Además, el software hace posible generar un informe de registro para cualquier período deseado. Esto significa que el informe puede cubrir un solo período de pago o recopilar datos relevantes para un mes, trimestre, período semestral o anual con la misma facilidad. La capacidad de crear fácilmente un registro para cualquier duración puede ser especialmente útil durante las auditorías, así como cuando los oficiales desean observar de cerca los costos asociados con sueldos, salarios y beneficios durante un período prolongado de tiempo.