¿Qué es un grupo de personal?
Las grandes organizaciones suelen utilizar el grupo de personal como una forma de definir los diferentes tipos de empleados. El desarrollo de este término está estrechamente relacionado con la adopción de sistemas de información de recursos humanos (HRIS), que han revolucionado los procesos de negocios de recursos humanos en una amplia gama de empresas. Se utiliza un grupo de personal para satisfacer tres necesidades de manejo: crear un método para identificar a los empleados que tienen funciones específicas en común, permitir un mantenimiento y pruebas más fáciles y rastrear la actividad por grupo.
Al definir un grupo de personal, la forma más fácil de hacerlo es revisar la estructura organizativa a un alto nivel. Los grupos sindicalizados son un lugar fácil para comenzar, ya que dentro de un grupo sindical, todos los empleados tendrán condiciones específicas de empleo en común. Esto puede incluir derechos de vacaciones, reglas de cálculo de horas extras, cuotas sindicales y requisitos de antigüedad.
La nomenclatura utilizada para definir un grupo de personal varía, y dependiendo del software de recursos humanos en el lugar, puede haber limitaciones en el número de caracteres. Por lo general, la mayoría de las organizaciones usan el acrónimo del sindicato o la descripción del puesto principal para identificar los grupos de personal. Si bien se puede usar una secuencia numérica, rápidamente puede volverse muy compleja para el personal de recursos humanos, los arquitectos de datos y otras personas que necesitan manipular los datos.
Una vez que los grupos sindicales tienen asignado un grupo de personal único, la siguiente etapa es definir grupos para los empleados restantes. Hay diferentes metodologías utilizadas para este propósito, dependiendo de la complejidad de la organización. Mire las diferentes posiciones o descripciones de trabajo e identifique los puntos en común que cubren a varios empleados. Estos elementos comunes deben ser elementos para los que la empresa necesitará poder crear informes únicos. Los ejecutivos en el vicepresidente y el nivel superior a menudo se agrupan en un solo grupo de personal.
Evite crear un grupo de personal por ubicación o estructura de informes similar. Estos puntos en común ya están identificados a través de la dirección postal, los indicadores de ubicación y los números o títulos del trabajo. En cambio, busque un nivel más alto, enfocándose en la elegibilidad del plan de beneficios similares o en las tareas laborales.
Los grupos de personal deben organizarse en una estructura que imite la estructura organizativa real lo más estrechamente posible. Las opciones deben existir para permitir que se ejecuten informes para diferentes ramas de la estructura organizativa, reuniendo múltiples grupos de personal según sea necesario. Los informes de resumen generalmente se programan para usar una estructura jerárquica para satisfacer estas necesidades y pueden integrarse en pantallas de selección de informes.
Es importante identificar correctamente los grupos de personal, ya que cualquier cambio en los puntos en común del grupo puede cambiarse una vez y aplicarse a todos los empleados de este grupo. Por ejemplo, si todo el personal sindicalizado es elegible para un aumento salarial anual, entonces este cambio puede aplicarse al grupo de personal específico. Esto simplifica enormemente los requisitos de programación, prueba y comunicación.