¿Qué es un sistema de gestión de procesos?

Un sistema de gestión de procesos es una metodología típicamente utilizada para planificar, monitorear y administrar un proceso de negocios. El término gestión de procesos se utiliza para explicar todos los pasos seguidos para comprender mejor los requisitos del cliente y determinar la forma más rentable de satisfacer estas necesidades. Es importante tener en cuenta que un sistema de gestión de procesos puede ser una serie de pasos y tareas, o un sistema de software de computadora. Independientemente del tipo de sistema, hay una serie de tareas y pasos específicos que generalmente deben completarse.

Cada sistema de gestión de procesos generalmente involucra seis tareas, todas las cuales deben completarse en orden. La primera tarea es definir el proceso, comprender las necesidades del cliente, así como los riesgos y desafíos para la organización para satisfacer esas necesidades. Por lo general, un proceso claramente definido es esencial ya que el equipo de analistas de negocios volverá a este elemento continuamente durante la duración del proyecto.

Visualizar el proceso ideal es la siguiente tarea. Este proceso requiere una comprensión clara del proceso, los estándares de la industria, las regulaciones gubernamentales y cualquier otra regla que rija el proceso comercial. Además de comprender los requisitos de terceros, también se debe tener en cuenta la estructura actual de la organización y cualquier sistema que ya esté en funcionamiento.

Las métricas son la mejor manera de desarrollar una línea base del proceso comercial actual y determinar cómo la aplicación de un sistema de gestión de procesos ayudará en las operaciones comerciales. Específicamente, se debe documentar la información sobre la tasa de rotación, el tiempo de procesamiento, el tiempo de respuesta del cliente y cualquier demora o cuello de botella. Se hará referencia a estos valores mediante la implementación del sistema de gestión de procesos y se deben usar después de implementar cualquier cambio para evaluar el éxito del proceso.

Se requieren controles internos en cualquier proceso, y los controles actuales generalmente deben documentarse. Cuando se utiliza un sistema de gestión de procesos, es esencial incluir el desarrollo y la implementación de controles internos en el sistema. Estos controles son necesarios para administrar el acceso, proporcionar pistas de auditoría y apoyar a la organización.

Durante la implementación de un sistema de gestión de procesos, se desarrollan dos tipos de informes. Los informes de actividad se proporcionan en cada etapa y se distribuyen a las partes interesadas y a los propietarios de los procesos comerciales. El propósito de estos informes es mantener a todos informados sobre el estado del proyecto y documentar toda la información aprendida en el proceso. El segundo tipo de informe se basa en las transacciones que ocurren, los problemas identificados, las tasas de rotación y otros valores típicamente utilizados para medir el desempeño.