¿Qué es un ciclo de adquisición?
El ciclo de adquisición es una serie de pasos involucrados en el proceso de adquisición de bienes para la venta o uso por parte de una empresa o agencia. Comienza con la identificación de la necesidad de un producto determinado, avanza a través del proceso de compra y entrega, y termina en la renovación, donde las personas deciden si necesitan más del producto. A menudo, un departamento completo supervisa este proceso. Este departamento debe encontrar los mejores productos a los mejores precios, considerando limitaciones como negarse a hacer negocios con ciertas compañías o países en el proceso de decidir qué adquirir y de dónde.
Cuando una empresa identifica la necesidad de un producto, comienza el ciclo de adquisición, con la recopilación de información. Las personas investigan las opciones disponibles para satisfacer la necesidad y recopilan datos sobre precios, descuentos, plazos de entrega y otros asuntos. Una vez que identifican la mejor fuente posible, se acercan al proveedor para iniciar negociaciones contractuales. Esto puede ser tan simple como ordenar algunos casos de papel de una fábrica de papel, o tan complejo como negociar un sistema informático completamente nuevo para una agencia gubernamental.
Durante esta parte del ciclo de adquisición, las personas de ambos lados trabajan para obtener el mejor trato. El proveedor considerará factores como el tamaño del pedido y la probabilidad de que se repitan los pedidos, mientras que la compañía piensa en cuestiones como la rapidez con la que necesita el producto. Puede solicitar muestras para darle la oportunidad de evaluar la calidad y comparar ofertas de diferentes proveedores. Finalmente, finalizará un acuerdo con un contrato de venta y esperará la entrega.
Después de la entrega, las personas usan o venden el producto, cerrando el ciclo de adquisición ya que enfrentan una nueva necesidad del producto o la finalización de un proyecto y ya no necesitan un producto determinado. Pueden descartar productos no utilizados, devolver alquileres, deshacerse de productos dañados y usados, y decidir si necesitan pedir más. En este punto del ciclo de adquisición, las personas pueden solicitar comentarios de los empleados y otras personas sobre qué tan bien el producto satisfizo sus necesidades, para decidir si quieren usar el mismo proveedor o recurrir a alguien nuevo.
Por lo general, existen procedimientos específicos de adquisición en una empresa. Las personas deben seguirlos si desean solicitar nuevos productos, desde presentar el formulario de solicitud correcto hasta asegurarse de que haya alguien disponible para firmar el producto al momento de la entrega. Esto puede ser complicado en los lugares de trabajo con problemas como problemas de seguridad, donde proteger la seguridad del lugar de trabajo puede requerir algunos pasos adicionales, como realizar verificaciones de antecedentes de los proveedores, durante el ciclo de adquisición.