¿Qué es una división de adquisiciones?

Una división de compras es un departamento o sección que tiene la responsabilidad de adquirir los bienes y servicios necesarios para operar una empresa o municipio. Para cumplir con esta responsabilidad, a la división generalmente se le otorga autoridad para negociar contratos de proveedores, limitar los montos de compra y generar órdenes de compra para que coincidan con las solicitudes aprobadas. Una división de compras también puede estar autorizada a emitir Solicitudes de Propuestas (RFP) para identificar a los mejores proveedores para un bien o servicio en particular. Gracias a las comunicaciones modernas, hay una serie de excelentes sistemas de adquisición electrónica que pueden ayudar a una división en la función diaria de ordenar, rastrear y recibir esos bienes y servicios.

Una de las principales ventajas de una división de compras es que centralizar la función de adquisición hace posible estandarizar los procedimientos de compra. Esto a menudo puede conducir a un mejor control del proceso de contabilidad, ya que todos los pedidos se realizan a través de un organismo central, en lugar de cada departamento o división de la empresa u otra entidad que solicita productos y servicios por su cuenta. Dado que las adquisiciones se realizan a través de una sola tubería, es mucho más fácil hacer un seguimiento de los gastos y mantenerlos dentro de lo razonable.

Otro beneficio para la división de adquisiciones es la capacidad de realizar compras por volumen en artículos necesarios en varios departamentos. Por ejemplo, los sistemas de adquisición que pueden rastrear el uso de suministros de oficina en todos los departamentos pueden ayudar a determinar cuántas resmas de papel se necesitan para mantener el negocio operativo dentro de un período de tiempo determinado. Con esta información, las personas que se dedican a la adquisición de compras generalmente pueden obtener un precio unitario más bajo al realizar un solo pedido grande con un proveedor, lo que ahorra dinero a la empresa. Esto sería difícil de lograr sin algún tipo de proceso central de compra.

No es inusual que una división de adquisiciones también invite a proveedores a participar en un proceso de licitación para el negocio de la empresa. Esto significa que la división tiene la capacidad de iniciar y supervisar contratos de adquisición que fijan tarifas especiales para diversos bienes y servicios, al menos durante un período de tiempo determinado. La división puede usar este modelo como parte de la adquisición de suministros, o incluso la adquisición de construcción si la empresa o el municipio se dedican a un proyecto de construcción.

En general, los programas de adquisiciones están estructurados para operar con integridad y honestidad. Normalmente hay una serie de controles y equilibrios integrados en el sistema para que sea más difícil eludir los procedimientos establecidos, o para que las personas que trabajan dentro de la división reciban una compensación especial a cambio de un contrato de proveedor. Al igual que con cualquier departamento o división que se ocupe de las finanzas de cualquier tipo, una división de adquisiciones se audita periódicamente, normalmente al menos una vez al año. Esto ayuda a garantizar que se sigan los procedimientos y que todas las transacciones se realicen de manera legal y ética.