¿Qué es un sistema de adquisición?
Un sistema de adquisición es típicamente un sistema computarizado diseñado para administrar el proceso de adquisición. Adquisición es un término utilizado para describir la actividad de compra de una empresa u organización. Hay dos tipos principales de sistemas de adquisición: adquisición electrónica y adquisición estándar. Ambos tipos de sistemas están ampliamente disponibles y a menudo se incluyen en una planificación de recursos empresariales (ERP) o un producto de software de contabilidad.
Aunque la funcionalidad proporcionada varía según el software, una herramienta de adquisición típica incluye solicitudes de compra, órdenes de compra, recibos de mercancías y procesamiento de facturas. Además de estos requisitos básicos, la mayoría de los sistemas incluyen una variedad de herramientas de informes. Los procesos de aprobación incorporados, los controles y las herramientas de gestión de fondos suelen ser estándar en los productos más grandes.
El concepto principal de adquisición es que la planificación, la programación y las compras grupales avanzadas generarán ahorros de costos, una operación comercial más eficiente y, por lo tanto, una mayor rentabilidad. Se utiliza un sistema de adquisición para gestionar este proceso, que proporciona tiempo de respuesta para las facturas, el seguimiento del gasto total por tipo de producto, así como los compromisos financieros y la gestión del flujo de caja. La implementación completa de un sistema de adquisiciones generalmente produce cambios significativos en el proceso comercial existente, ya que el sistema requerirá ciertos controles y procedimientos internos.
Un sistema de adquisiciones electrónicas también se conoce como adquisiciones electrónicas. Este término se utiliza para describir el software que permite a los compradores acceder a los catálogos de los proveedores a través de Internet, así como para aceptar facturas electrónicas. Los compradores seleccionan sus materiales, indican las cuentas a cobrar por la compra y crean una orden de compra en el sistema de contabilidad. Toda la actividad relacionada con las adquisiciones se completa en el sistema electrónico, lo que reduce el papeleo y aumenta la eficiencia.
El procesamiento electrónico de facturas permite a las compañías seleccionadas optimizar aún más la revisión y aprobación de facturas. Luego, los datos se enrutan a través de una serie de aprobaciones en línea antes de procesarse para el pago en el sistema de contabilidad. Este tipo de sistema de adquisición es muy popular en las grandes empresas, donde existen contratos de adquisición para administrar la actividad de gasto. Para estas empresas, la reducción del tiempo del personal para el procesamiento de facturas proporciona un excelente retorno de la inversión.
Un sistema de adquisición estándar está totalmente integrado con el paquete de software de contabilidad utilizado por la organización. Toda la actividad de compra se realiza un seguimiento y se gestiona a través de este módulo, lo que permite a la empresa controlar los gastos y realizar un seguimiento de las oportunidades de mayores ahorros. Los informes, análisis y controles internos están integrados en este tipo de software y están diseñados en torno a las mejores prácticas. La implementación de un sistema de adquisiciones es una de las formas más fáciles de mejorar la eficiencia operativa.