¿Qué es un asistente administrativo profesional?
El papel de un asistente administrativo profesional es vital en la operación de muchas empresas. Aunque un asistente administrativo profesional tiende a tener deberes similares a cualquier asistente administrativo, él o ella generalmente tiene más años de experiencia y / o un título universitario, y a menudo trabajará con ejecutivos de la empresa y también puede funcionar como gerente de oficina. Las responsabilidades laborales de los asistentes administrativos son variadas, pero con frecuencia son de naturaleza administrativa. Cada asistente administrativo necesitará la capacidad de trabajar bien con otras personas, tener excelentes habilidades de organización y ser competente en escribir y trabajar en una computadora.
Según el Departamento de Trabajo de los EE. UU., Un asistente administrativo profesional puede trabajar en una oficina, ya sea en una capacidad administrativa o administrativa, asegurando que el negocio funcione de manera efectiva y eficiente. Algunas de sus funciones pueden incluir la gestión de las comunicaciones entre la empresa, sus clientes y sus empleados, como por correo, teléfono o correo electrónico; programar reuniones; establecer citas; mantener registros de archivo cuidadosos o desarrollar un sistema de archivo; asistir a otros empleados con proyectos o investigaciones; y haciendo arreglos de viaje. La mayoría de los asistentes administrativos profesionales realizan todas estas tareas y más.
Algunas responsabilidades adicionales pueden incluir contratar y capacitar a nuevos empleados, ayudar a los clientes que ingresan a la oficina y mantener los suministros de la oficina. Esto podría significar hacer un inventario de los suministros y ordenar lo que se necesita, así como mantener registros de contabilidad cuidadosos. Un asistente administrativo profesional debe estar familiarizado con los equipos tecnológicos en la oficina y poder realizar reparaciones menores o decidir cuándo llamar a alguien para reparar un equipo.
Un asistente administrativo profesional necesita la capacidad de trabajar de forma independiente y tomar decisiones. Él o ella necesitarán decidir qué información se debe enviar al jefe, así como qué se puede tratar de forma independiente. Un asistente administrativo que funcione en una función de gerente de oficina deberá asegurarse de que se mantengan las políticas de la oficina, lo que puede estar relacionado con cuestiones como el código de vestimenta o el tiempo libre solicitado. También es importante asegurarse de que se siga la cadena de mando si la oficina es un entorno más formal.
Algunos asistentes administrativos profesionales se capacitan para trabajar en campos específicos, como el campo legal o médico. Estas áreas generalmente requieren capacitación adicional para aprender la terminología y metodología específicas del entorno en el que trabajarán. Los asistentes en estos campos a menudo reciben salarios más altos que en entornos de oficina estándar.
Hay muchos programas de certificados y clases individuales disponibles para capacitar a asistentes administrativos. Este tipo de capacitación y certificaciones pueden verse excelentes en un currículum y mejorar las posibilidades de ser contratado. Sin embargo, muchos asistentes administrativos simplemente aprenden sus valiosas habilidades en el trabajo y obtienen aumentos y promociones a través de años de servicio confiable.