¿Qué es una carta del proyecto?
En los negocios, una carta de proyecto es un documento que define un proyecto y presenta autorización para ello. Establece los objetivos centrales, los valores y la intención del proyecto. Esto garantiza que todos los interesados estén de acuerdo con el propósito y el alcance del proyecto, lo que evita la confusión a medida que el proyecto se pone en marcha. Aunque es posible que la ley no exija una carta del proyecto, es una herramienta valiosa utilizada por los planificadores del proyecto y otras partes interesadas para mantener el proyecto organizado y enfocado.
Si una compañía ha escrito cartas de proyectos en el pasado, los planificadores pueden usar una carta de proyecto antigua como plantilla, pero si no, las plantillas están disponibles tanto en línea como en libros y publicaciones periódicas de planificación empresarial. Muchos de los detalles se pueden tomar de la propuesta del proyecto. Una propuesta de proyecto generalmente se escribe como una forma de obtener financiamiento o apoyo para un proyecto. Enumera los objetivos del proyecto y cómo se cumplirán esos objetivos.
Para ser útil, una carta del proyecto debe incluir cierta información. Primero, debe indicar el nombre del proyecto y la persona a cargo. Debe describir los roles de las personas clave, como inversores, gerentes y propietarios, y debe definir la terminología. Esto permite que todos los involucrados en el proyecto compartan el mismo vocabulario, lo que hace que sea mucho más fácil discutir el proyecto.
La carta del proyecto también debe enumerar los objetivos del proyecto. Estos deberían ser los mismos objetivos propuestos por la propuesta del proyecto. La alteración de esos objetivos debe ser evaluada y aprobada por todos los interesados antes de realizar cambios. Como cualquier buen objetivo, los objetivos establecidos en una carta del proyecto deben ser específicos y realistas. Se debe delinear una línea de tiempo para que las partes interesadas puedan evaluar el progreso.
Otros elementos clave de una carta del proyecto son las prioridades y el alcance. Las prioridades indican qué objetivos son más importantes, y el alcance describe lo que el proyecto implicará y lo que no implicará. Estos son importantes para evitar lo que se llama el alcance del alcance: el ensanchamiento gradual del enfoque de un proyecto hasta que se convierta en un desorden de objetivos imposible de administrar que drene tiempo, dinero y recursos.
De hecho, también debe incluirse una descripción detallada del tiempo, dinero y recursos disponibles para el proyecto. El costo proyectado y los fondos disponibles deben describirse, al igual que la fecha límite para cuando se debe completar el proyecto. Dependiendo del tamaño de un proyecto y las necesidades de los accionistas individuales, una carta del proyecto puede incluir información adicional, pero nunca debe omitir ninguno de estos puntos clave.