¿Qué es una propuesta de proyecto?
Las propuestas de proyectos son documentos diseñados para presentar un plan de acción, describir las razones por las cuales la acción es necesaria y convencer al lector para que esté de acuerdo y apruebe la implementación de las acciones recomendadas en el cuerpo del documento. En muchos casos, el documento se redacta como respuesta a una Solicitud de propuesta (RFP) emitida por un cliente actual o potencial. Sin embargo, también se puede preparar un documento de este tipo para servir a un propósito interno, especialmente cuando alguien dentro de la empresa tiene una idea de cómo hacer que la empresa sea más rentable o eficiente y necesita autorización y respaldo para implementar la acción.
En cualquier situación, una propuesta de proyecto estará claramente organizada para que los lectores puedan seguir una progresión lógica de pensamiento hasta la conclusión. Muchas propuestas de muestra ofrecen una guía básica que puede ayudar incluso a los novatos a entrar en el camino de la redacción efectiva de propuestas. Las directrices generalmente identifican cinco componentes o secciones clave de cualquier propuesta de proyecto: la introducción, los antecedentes, la estrategia, el presupuesto o la financiación, y el resultado.
Con la sección introductoria de una propuesta de proyecto, la idea es decirle a los lectores de qué se trata el proyecto y por qué vale la pena tomarse el tiempo para considerar el proyecto en primer lugar. Esencialmente, esta sección sirve para validar el tiempo y el esfuerzo dedicado a presentar los datos, así como el tiempo requerido para leer y considerar los méritos y la viabilidad del proyecto en sí. La introducción no es el lugar para presentar los aspectos básicos del proyecto, solo para establecer su potencial y cultivar suficiente interés para alentar al lector a aprender más.
Los antecedentes exponen los puntos básicos de la introducción, a menudo citando razones específicas por las cuales el plan del proyecto es bueno, basado en datos históricos, proyecciones de necesidades futuras y desempeño, y las circunstancias actuales del negocio. Los antecedentes ayudan a desarrollar el caso de cómo el proyecto puede satisfacer las necesidades que han surgido debido a acciones pasadas, al tiempo que anticipa las necesidades futuras y las aborda de manera oportuna. En su mayor parte, la sección de antecedentes establecerá firmemente que se debe hacer algo y allanará el camino para aprender cómo se puede lograr ese algo.
Con la sección de estrategia de la propuesta de proyecto, el objetivo es describir todos los procedimientos necesarios para que el proyecto tenga éxito. A menudo, la estrategia ayuda a definir objetivos a corto y largo plazo para el proyecto, explica cómo lograr sistemáticamente cada paso y qué tipo de rendimiento se puede esperar del esfuerzo. Aquí, el lector comienza a tener una idea de cuán importante es el proyecto y el potencial que tiene para ayudar a la compañía a hacer un mejor uso de los recursos disponibles mientras se posiciona para el futuro.
La sección de presupuesto se reduce a lo que la mayoría de los tomadores de decisiones deben saber antes de aprobar cualquier proyecto: cuál es el costo involucrado con la implementación de la propuesta del proyecto. En esta sección, los detalles deben estar respaldados por hechos y cifras que estén bien investigados y cubran todos los aspectos imaginables de la financiación necesaria para lanzar y mantener el proyecto a lo largo del tiempo. Muchas propuestas fallan aquí, debido a la falta de detalles y evidencia de apoyo para los detalles que se incluyen.
Finalmente, la propuesta del proyecto apunta al resultado de la implementación del proyecto. Esta es la sección donde todos los beneficios se detallan claramente. Las ventajas pueden incluir elementos tales como reducir los costos operativos, aumentar el perfil público del negocio, generar más ventas o aumentar las ganancias debido a un uso más eficiente de los recursos disponibles. Al igual que con los detalles del presupuesto, es importante que cada beneficio nombrado pueda ser respaldado por otros datos para ser considerado seriamente.
Escribir una propuesta a veces es más fácil cuando se proporciona una RFP formal. A menudo, la solicitud de propuesta presentará la estructura básica de la propuesta, proporcionará pistas invaluables en cuanto a información específica que es de interés para el cliente potencial y definirá el orden en que se presentan los datos. Cuando se proporciona una solicitud de propuesta, es esencial seguir las especificaciones del documento al pie de la letra. De lo contrario, la propuesta se dejará de lado y uno de los otros proveedores que siguieron las disposiciones de cerca se adjudicará el negocio.