¿Qué es una evaluación de propuesta?
Una evaluación de propuesta es un proceso de cinco pasos que se utiliza para proporcionar una revisión equilibrada e imparcial de una propuesta comercial formal. Este tipo de proceso se encuentra más comúnmente en los departamentos de adquisiciones o gestión de contratos de grandes organizaciones o corporaciones. El objetivo principal de la evaluación de una propuesta es garantizar que se utilice un proceso justo y transparente para seleccionar la presentación ganadora. Esto es muy importante, porque a menudo se requieren propuestas para proyectos o gastos caros.
Los cinco pasos utilizados en la evaluación de la propuesta son: formar un equipo para revisar los envíos, garantizar el cumplimiento de los requisitos de envío, revisar las respuestas con los detalles del documento de licitación, asignar un peso a cada categoría y calificar cada envío. La propuesta con el puntaje más alto es el postor exitoso. Una vez que se realiza la selección, todas las empresas que presentaron una propuesta son informadas de los resultados. Las empresas que no tienen éxito tienen derecho a presentar una demanda si consideran que el proceso fue parcial o incumplió la ley de contratos.
El primer paso en el proceso de evaluación de una propuesta es formar un equipo interno que se encargará de revisar los envíos. La membresía en el equipo debe basarse en la experiencia en el proceso relevante, la experiencia relacionada y una comprensión firme del proceso de adquisición. En algunas organizaciones, este equipo participa en la creación de la solicitud de propuesta (RFP) o documento de licitación que se distribuye a los proveedores potenciales. Otros negocios podrían decidir que tener dos equipos separados elimina la posibilidad de conflicto de intereses e interferencia con la selección final.
Por lo general, un oficial de adquisiciones o un coordinador de RFP revisa todas las presentaciones para garantizar el cumplimiento completo de todos los requisitos. Esto es puramente una verificación administrativa para garantizar que se recibieron todas las ofertas antes de la fecha límite, que se procesó cualquier pago requerido y que no faltan páginas ni documentos. Una vez que se completa esta verificación, se hacen copias de las propuestas para cada miembro del equipo de evaluación.
Los miembros del equipo comienzan en la nueva etapa de la evaluación de la propuesta revisando cada respuesta individual y comparándola con el RFP o el documento de especificación. El propósito de la revisión es determinar si la propuesta aborda todos los elementos de la RFP. Los elementos que faltan a veces se informan al coordinador de RFP, quien realiza un seguimiento con la compañía para verificar si la omisión es un error administrativo, pero en muchos casos, no se realiza ningún seguimiento.
Dependiendo de la estructura del equipo, se asigna un peso a cada sección de la solicitud de propuesta. Algunas compañías toman estas decisiones como un grupo, y otras permiten que cada miembro del equipo tome una decisión independiente. El peso total debe sumar 100, y las categorías deben basarse en los requisitos de RFP reales. Aunque algunas compañías asignan peso a la calidad de la presentación real, muchas no lo hacen, porque esto esencialmente otorga puntos por presentar una propuesta.
La última etapa de la evaluación de la propuesta es asignar un puntaje. Cada miembro del equipo toma una decisión independiente y presenta su tarjeta de puntuación al coordinador de RFP, quien luego suma las respuestas y determina la propuesta exitosa. Todo este proceso debe ser transparente y defendible en un tribunal de justicia como imparcial y justo.