¿Qué es una plantilla de propuesta?

Una plantilla de propuesta es un documento diseñado para ser una base inicial genérica para cualquier propuesta. El propósito de tener una plantilla es reducir la cantidad de trabajo que un redactor de propuestas gasta en cada propuesta individual y al mismo tiempo mantener algunos estándares básicos para gráficos, texto y diseño. Otros beneficios de trabajar con una plantilla frente a comenzar desde cero incluyen garantizar que las secciones de contenido comunes no se olviden por accidente, permitiendo que las actualizaciones de estadísticas y contenido se puedan realizar una sola vez en la plantilla, y la capacidad de diseñar una plantilla para permitir " buscar y reemplazar "tipos de atajos.

Una plantilla de propuesta generalmente incluye secciones estandarizadas que permanecen iguales de un documento a otro, a veces llamado lenguaje repetitivo. Por ejemplo, las descripciones de los servicios de una empresa o las ubicaciones de las oficinas podrían estandarizarse. Las propuestas también suelen incluir secciones que deben personalizarse para cada circunstancia, como las tarifas o las secciones de cronograma del proyecto. El uso de plantillas de propuesta también puede proporcionar la opción de que el personal legal, de marketing o de gestión clave revise el documento básico para que haya una gran confianza en el contenido de la plantilla.

Las plantillas también son herramientas que los profesionales de marketing y ventas pueden usar para asegurarse de que el aspecto del documento se adhiera a los estándares de la compañía. Las plantillas de propuesta ayudan a garantizar que las mejores prácticas de escritura y gráficos estén representadas en cada documento de propuesta saliente. Permiten que una propuesta sea generada por personal que no sea redactor de propuestas profesional, siempre que las secciones de contenido estén claramente presentadas y sean fáciles de escribir, y el software utilizado para producir propuestas sea ampliamente accesible.

Las plantillas de propuesta no solo ayudan a reducir la cantidad de tiempo dedicado a la etapa de redacción y composición, sino que también pueden ayudar a ahorrar tiempo y recursos durante la etapa de revisión. Al igual que con cualquier documento, las propuestas siempre deben revisarse por gramática, estilo de escritura, cumplimiento de los estándares visuales corporativos y otros requisitos. Los editores y revisores solo necesitan pasar tiempo revisando secciones personalizadas de una propuesta si el documento se origina en una plantilla que ya ha sido revisada y aprobada.

Se puede utilizar una plantilla de propuesta en lugar del software de generación de propuestas, pero debe someterse a una revisión periódica para seguir siendo útil y actualizada. Por este motivo, se recomienda que las plantillas de propuesta tengan sus propios calendarios para las actualizaciones periódicas. También es importante cuando se trabaja con una plantilla de propuesta para asegurarse de que el proceso de revisión esté claramente definido para ayudar a mantener su precisión.