¿Qué es una factura de orden de compra?
Una factura de pedido de compra es un documento utilizado en transacciones comerciales. El nombre de este documento proviene del hecho de que se incluye un número de orden de compra. Este número se utilizará durante toda la transacción. Es posible tener numerosas facturas de pedidos de compra entre un comprador y un vendedor en cualquier momento. Dicho documento se puede utilizar para bienes o servicios.
Para que un contrato sea legal debe haber una oferta y una aceptación. El intercambio de dinero y bienes entre un comprador y un proveedor es un contrato. En tal situación, la factura de la orden de compra puede verse como una oferta porque el comprador expresa su disposición a comprar una cantidad específica de ciertos bienes a un precio determinado. El proveedor acepta cumpliendo el pedido, emitiendo una factura y recibiendo el pago.
Una factura de orden de compra generalmente contiene numerosas piezas de información. El comprador debe estar claramente identificado, incluidos sus datos de contacto. Además de esto, generalmente hay un espacio provisto para la dirección de envío ya que las empresas pueden tener más de un lugar de operación. El número de orden de compra es una información muy importante que normalmente se encuentra en o cerca de la parte superior del documento.
La persona que realiza el pedido debe figurar en la factura. Generalmente se incluyen los términos especiales que se aplican a la transacción. El pedido debe describirse detalladamente, incluidos los nombres de los artículos o servicios, la cantidad, los números de sku y los precios. El comprador también puede calcular impuestos, envío y manejo, y otros costos.
Una factura de orden de compra puede proteger tanto al comprador como al vendedor. En nombre del comprador, hay evidencia de que solicitó un cierto número de productos específicos y esperaba pagar un precio específico. Si el vendedor proporciona otros productos o servicios o intenta aumentar el precio, el comprador tendrá un documento que registra su oferta original. El vendedor está protegido porque sin dicho documento el comprador podría solicitar bienes y luego negarse a aceptarlos o pagarlos.
Pueden existir numerosas facturas de pedidos de compra porque un comprador puede realizar nuevos pedidos antes de que se completen los pedidos anteriores. Por ejemplo, digamos que Charlie's Maintenance obtiene un contrato para reemplazar un techo. Charlie puede usar una factura de orden de compra para solicitar los suministros para el trabajo. Más tarde ese día, el Mantenimiento de Charlie podría obtener otro contrato para reparar un muelle. Los suministros necesarios para este trabajo probablemente se colocarían en una factura de pedido de compra diferente.
Esto resalta la importancia del número de orden de compra. Siempre que las dos partes se comuniquen, este número generalmente se utilizará para eliminar la confusión. Esto incluye cuando se realizan consultas sobre el estado del pedido, cuando se envían avisos de pedidos pendientes y cuando se emiten facturas.