¿Qué es una solicitud de orden de compra?

Una solicitud de orden de compra es el primer paso para realizar una orden de compra. La solicitud puede generarse comprobando existencias manualmente o desde una solicitud de compra automatizada generada a partir de un sistema de información de gestión. En grandes operaciones de fabricación, el departamento de compras puede no estar ubicado en el mismo edificio o ubicación geográfica que la instalación, por lo que se requiere una carta de solicitud de orden de compra para obtener los componentes en orden.

Para operaciones pequeñas o "espectáculos de un solo hombre", a menudo se usa un sistema de inventario visual en lugar del sistema de inventario computarizado más costoso. A medida que el inventario de un producto en particular se reduce, el propietario simplemente llama al proveedor y realiza una solicitud de pedido de compra. Dependiendo del tipo de negocio, el propietario puede usar un sistema kanban o de dos contenedores, lo que significa que la solicitud de orden de compra se activa cuando el primer contenedor se vacía y se tira el segundo contenedor.

Este tipo de sistema de inventario se basa en una verificación visual del inventario para saber cuándo pedir un producto adicional. Una vez que el proveedor confirma la solicitud de la orden de compra, el propietario suele proporcionar una tarjeta de crédito para pagar el producto. Alternativamente, el propietario puede emitir una orden de compra, que es un formulario en papel que indica el producto que se compra y los términos y condiciones de pago.

Las operaciones más grandes generalmente emplean un sistema de información de gestión o un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para realizar un seguimiento de su demanda, inventario y órdenes de compra. Estos sistemas basados ​​en computadora funcionan haciendo que un planificador maestro ingrese el pronóstico de marketing. Luego, el sistema comparará el cronograma de construcción del producto planificado con los productos terminados actuales, el trabajo en proceso y el inventario en bruto.

Los sistemas informáticos tienen una tabla o archivo que incluye el tiempo de entrega del proveedor para cada componente utilizado en el proceso de fabricación. Durante la comparación del sistema del cronograma de construcción del producto con el inventario, toma en consideración el tiempo de entrega del proveedor y genera una solicitud de pedido de compra para cualquier componente que deba pedirse. La mayoría de las instalaciones de fabricación operan en un entorno JIT (justo a tiempo), lo que significa que el sistema planificará que los componentes lleguen justo antes de que sean necesarios para la operación de fabricación. Este proceso reduce la cantidad de espacio de almacén necesario y reduce la cantidad de capital inmovilizado en el inventario.

La solicitud de orden de compra resultante es enviada a los proveedores de componentes por el departamento de compras. A medida que los proveedores confirman el precio de los componentes, las cantidades mínimas de pedido y el tiempo de entrega, el equipo de adquisiciones emitirá una orden de compra en firme. La orden de compra es un documento vinculante que garantiza que el proveedor será pagado a la entrega.