¿Qué es una solicitud de oferta?
También conocida simplemente como una solicitud de oferta, una solicitud de oferta es una solicitud formal para que un proveedor presente una oferta a un cliente potencial con la esperanza de asegurar el negocio de esa persona, empresa u organización sin fines de lucro. A veces denominada solicitud de propuesta o RFP, la solicitud de oferta incluye los términos y condiciones que regirán la relación de trabajo, así como también proporcionar los precios que el emisor probablemente encuentre deseable. Si bien las ofertas pueden ser algo informales, a menudo están bien documentadas y estructuradas de una manera que permite a la entidad que solicita ofertas comparar todas las presentaciones con relativa facilidad.
El proceso para crear una solicitud de oferta es relativamente sencillo. La entidad emisora identifica qué productos son necesarios, incluye cualquier detalle sobre las aplicaciones especiales o características que se requieren, luego invita a los proveedores seleccionados a presentar una oferta formal para el negocio. Por lo general, existen restricciones sobre cómo se puede presentar la oferta y una fecha de vencimiento en la cual el emisor debe recibir la oferta para que se considere. El incumplimiento de las pautas establecidas por el emisor generalmente conduce a la exclusión automática de la consideración una vez que la evaluación de las ofertas recibidas está en marcha.
La base de cualquier solicitud de oferta es el precio de cada bien o servicio que se proporcionará según los términos del contrato. Las cotizaciones de precios deben ser claras, concisas y completamente relevantes para las necesidades declaradas e implícitas del emisor de la oferta. Si bien el proveedor suele tener cierto margen en la respuesta para incluir otros datos, el precio siempre debe presentarse en una única matriz, preferiblemente en una sola página si es posible. No es inusual que la matriz esté estructurada como un archivo adjunto al cuerpo principal de la respuesta.
Al decidir cómo configurar la matriz de precios y dónde incluir los datos en el cuerpo de la respuesta a la solicitud de oferta, es importante prestar mucha atención a la hoja de propuesta de oferta u otros documentos creados por el emisor. La matriz de precios debe estructurarse de manera que permita al emisor seguir el mismo flujo general de la solicitud al evaluar las respuestas. Si hay instrucciones específicas sobre el lugar en la respuesta para colocar la matriz, asegúrese de hacerlo. Hacerlo ayuda a demostrar que el proveedor está atento a los detalles y facilita que el emisor encuentre rápidamente los datos que desea revisar durante el proceso de selección del proveedor final.
En situaciones en las que la solicitud de oferta es muy básica y no proporciona muchos detalles sobre la estructura y la ubicación de la información en la respuesta, el encuestado puede querer utilizar una propuesta repetitiva, también conocida como plantilla de propuesta. Muchas empresas mantienen repeticiones que se pueden personalizar rápidamente con precios y otra información básica relevante para una solicitud de oferta específica. También hay una serie de plantillas de propuestas genéricas disponibles para descargar, algunas de ellas sin cargo. Sin embargo, estos recursos genéricos solo deben usarse cuando el proveedor que emite la solicitud de oferta no elige incluir detalles específicos sobre cómo debe estructurarse la respuesta.