¿Qué es un desabastecimiento?

También conocido como agotado u OOS, un desabastecimiento es una situación en la que un vendedor o proveedor ha agotado el inventario disponible de un producto determinado y debe esperar para reponer el stock antes de completar un pedido pendiente del cliente. Las empresas generalmente buscan evitar este tipo de evento si es posible, ya que la imposibilidad de completar un pedido rápidamente a menudo se traduce en pérdida de ingresos, tanto en términos del pedido específico como de la colocación de pedidos futuros por parte de ese cliente. Los desabastecimientos son lo opuesto a los excesos de existencias, en los cuales el proveedor tiene inventarios altos que exceden en gran medida la demanda actual de esos artículos.

Hay varias razones por las cuales puede producirse un desabastecimiento. En la fabricación, una empresa puede experimentar tiempos de inactividad en el ciclo de producción, lo que resulta en el retraso en la producción de un flujo constante de productos terminados necesarios para completar los pedidos pendientes. El potencial de este tipo de retraso que conduce a un desabastecimiento aumenta cuando la compañía opera en lo que se conoce como un calendario justo a tiempo, lo que significa que los bienes se producen en respuesta a pedidos pendientes para mantener los niveles de inventario lo más bajo posible. El tiempo de inactividad en el ciclo de producción puede ocurrir debido a un retraso en la recepción de materias primas, fallas temporales de los equipos utilizados en el proceso de fabricación, o incluso algún tipo de desastre natural que impide que la instalación funcione por un período de tiempo.

Cuando se produce un desabastecimiento, a los clientes generalmente se les proporcionan dos alternativas. Los clientes pueden optar por aceptar el retraso temporal y aprobar la colocación del pedido en lo que se conoce como estado de pedido pendiente. Con este enfoque, el pedido aún está pendiente y se completará tan pronto como los productos estén en posesión del proveedor. Por lo general, los proveedores proporcionarán actualizaciones periódicas con respecto a las fechas de envío anticipadas para el pedido como parte del proceso de comunicación con el cliente.

Un cliente también puede optar por cancelar simplemente un pedido pendiente cuando se le avise de la falta de existencias. Este escenario particular es uno que los proveedores prefieren evitar si es posible, ya que representa una pérdida inmediata de una venta y los ingresos generados por esa venta. Además de la pérdida inmediata, el desabastecimiento también puede llevar a los clientes a buscar productos similares de compañías competidoras. Si los competidores proporcionan los artículos deseados rápidamente y sin demoras, existe una gran posibilidad de que el cliente cambie de alianzas y comience a hacer negocios regularmente con ese competidor.

Parte del proceso de gestión de la cadena de suministro está orientado a evitar que ocurran situaciones de desabastecimiento. Esto implica asegurarse de que los inventarios de materias primas, piezas de repuesto y otros recursos necesarios para mantener los niveles de producción se obtengan de acuerdo con un cronograma que siempre permita que se soliciten y reciban materiales y piezas adicionales antes de que se experimente un retraso en la producción. Los minoristas también usan la gestión de la cadena de suministro para evitar una situación de desabastecimiento al medir el patrón típico de ventas de artículos transportados en las tiendas y estructurar pedidos con sus proveedores para asegurarse de que los estantes estén adecuadamente abastecidos en todo momento.