¿Qué es una orden de tarea?

Un pedido de tarea es un pedido de productos o servicios asociados con un contrato general principal que establece las estipulaciones básicas de un acuerdo comercial. Este documento proporciona información sobre una tarea específica que el cliente desea que el proveedor realice bajo los términos del contrato general. La ordenación de tareas se usa comúnmente con contratos gubernamentales, aunque también puede ocurrir en el sector privado. Cuando los proveedores de servicios reciben la documentación, deben leerla detenidamente para asegurarse de que comprenden lo que se requiere y para confirmar que no excede los mandatos del contrato general.

En el contrato general, dos partes acuerdan hacer negocios entre sí en circunstancias específicas. El contrato general crea términos y condiciones para la relación comercial y puede establecer un marco para las órdenes de tareas menores. Cuando el cliente quiere algo específico del proveedor, se debe escribir un orden de tareas para solicitarlo y proporcionar la mayor cantidad de información posible. Sin esto, el proveedor no puede avanzar.

El orden de la tarea explica lo que el cliente quiere que se haga y cualquier limitación. Por ejemplo, puede haber límites de costos o una solicitud para usar materiales de una fuente específica. El orden de la tarea puede incluir una solicitud para informar al cliente si los costos suben por encima de una cierta cantidad, para que los clientes sepan cuándo los proyectos comienzan a crecer. También analiza los plazos, los lugares de entrega y otros temas que el proveedor debe conocer para completar el pedido satisfactoriamente.

Las órdenes de tareas permiten a los clientes recurrir a contratos generales existentes siempre que los términos de la relación sigan vigentes. En lugar de tener que redactar un nuevo contrato para cada tarea individual, pueden usar el contrato general como marco y llamar al proveedor cuando se necesiten más servicios. Muchas agencias gubernamentales usan un formulario estandarizado para órdenes de tareas para asegurarse de que toda la información esté presente y para evitar ambigüedades y otros problemas que puedan surgir con la documentación personalizada.

El proveedor de servicios generalmente requiere autorización antes de poder avanzar con una orden de tarea. Esto evita situaciones en las que las personas exceden sus responsabilidades y le ordena a un proveedor que realice una tarea que no ha sido autorizada. Es posible que la orden de la tarea deba ser refrendada o validada de otra manera para confirmar que la agencia sabe que se ha emitido y solicita los servicios descritos a los costos indicados.