¿Qué es una política de viaje?

Una política de viajes es la colección organizada de reglas y regulaciones que un empleado observará cuando realice algún tipo de viaje en nombre de su empleador. Una sólida política de viajes de la empresa proporcionará instrucciones sobre qué tipo de gastos serán absorbidos por la empresa y qué gastos son responsabilidad del empleado. Por lo general, los límites se establecen en ciertas líneas de pedido en la política de viajes de negocios, como la asignación total de comidas por día, los costos de alojamiento en el hotel, el alquiler de automóviles y las tarifas aéreas, e incluso la cantidad de dinero que se puede gastar en entretener a los clientes. . Una política sólida proporciona los recursos necesarios para realizar la tarea, pero aún mantiene los costos del viaje de negocios dentro de lo razonable.

En muchos casos, la política de viajes corporativos se define por escrito y se presenta a un empleado antes de que se vaya en un viaje de negocios. La idea es asegurarse de que el empleado comprenda qué tipo de gastos está dispuesto a asumir la empresa y cuáles no están permitidos. Esto es realmente una ayuda para el empleado que viaja, ya que él o ella sabrá si la compañía pagará por una comida ordenada al servicio de habitaciones, o cubrirá los costos de volar en primera clase en lugar de en el negocio o el estado del entrenador. En ese momento, el empleado puede determinar si opta por los servicios que la compañía está dispuesta a suscribir o actualizar y pagar la diferencia de su propio bolsillo.

La política de viajes de una empresa puede incluir la necesidad de utilizar proveedores específicos como parte de los planes de viaje. Por ejemplo, una empresa puede tener un plan de descuento con un determinado proveedor de alquiler de automóviles, una aerolínea específica o incluso una cadena de hoteles en particular. Cuando este es el caso, se le puede solicitar al empleado que haga uso de esos descuentos cuando y como sea posible. Elegir no utilizar los programas de descuento podría significar que el empleador cubre solo una parte de los gastos comerciales. Por ejemplo, si el empleado decide quedarse en un hotel que no tiene un acuerdo de descuento con el empleador cuando el hotel de enfrente sí tiene ese tipo de acuerdo, el empleador solo puede pagar un porcentaje fijo de la factura del hotel, en lugar de cubrir todo el gasto.

Cada vez más, las empresas utilizan tarjetas de crédito corporativas que se emiten a los empleados que viajan regularmente. Cuando este sea el caso, la política de viaje incluirá una lista detallada de qué tipo de gastos se pueden cobrar en la tarjeta y qué gastos se deben manejar de su bolsillo y presentar en un informe de gastos más adelante. Este enfoque a menudo puede beneficiar a ambas partes, ya que los empleados pueden usar la tarjeta corporativa para gastos mayores en lugar de usar efectivo o sus tarjetas de crédito personales y esperar un reembolso. Al mismo tiempo, la compañía se beneficia del hecho de que algunos empleados se concentrarán más en usar las tarjetas para gastos permitidos y se abstendrán de incurrir en costos que deben pagarse de su bolsillo.