¿Qué es una orden de trabajo?

Una orden de trabajo es un documento que proporciona detalles importantes sobre bienes y servicios que un cliente desea obtener de un vendedor, un proveedor u otro departamento dentro de la misma compañía. Este documento, que podría ser un papel impreso o un documento en un sistema informático o en Internet, a menudo incluye elementos que ayudan a la persona o personas que cumplirán la orden de trabajo a saber exactamente lo que el cliente quiere que se haga o que se entregue, incluyendo cuántas unidades y detalles relacionados con cosas como el tamaño, la forma, el color y otras opciones importantes. Se puede emitir una orden de trabajo cuando se necesita reparar una computadora u otro equipo, cuando se debe actualizar o reemplazar el equipo, cuando se necesita rellenar un stock de suministros o en otras situaciones cuando el cliente necesita un determinado bien o servicio

Hay otros elementos de interés que podrían agregarse al formulario de orden de trabajo en algún momento del proceso. Si se ha cotizado al cliente un precio específico para los bienes y servicios solicitados en la orden de trabajo de un proveedor externo o proveedor de servicios, ese precio a menudo aparece en la lista. En el caso de que se soliciten varias unidades, la orden de trabajo generalmente incluirá una columna que enumera el costo total de esos artículos. Es posible que se incluya la hora y la fecha en que se emitió el pedido, así como la hora y la fecha en que se espera que se complete o deba completarse. Después de que se realiza el trabajo o se realiza la entrega, la hora y la fecha en que esto ocurrió generalmente se agrega para completar el documento.

Los formularios de orden de trabajo también tienden a incluir información sobre el proceso de entrega o el servicio que se realiza. El solicitante puede especificar un modo específico de entrega, como correo general o por mensajería. En el caso de artículos grandes que requieren envío, el cliente puede solicitar que se utilice una línea de carga en particular. El cliente también puede solicitar la entrega o el servicio en una fecha específica o dar instrucciones de que la entrega o el servicio debe ocurrir solo en ciertos días de la semana o en ciertos momentos del día. Esto permite a la persona o personas que cumplirán el pedido ajustar los arreglos de envío o servicio para satisfacer las necesidades del cliente.

El software de órdenes de trabajo a menudo se usa hoy para generar órdenes de trabajo que pueden transmitirse electrónicamente. Esto reduce la cantidad de tiempo que se requiere para recibir un pedido de un cliente. El proveedor puede imprimir el pedido o transmitirlo electrónicamente, lo que facilita el seguimiento del progreso del cumplimiento desde el punto de recepción hasta su finalización.