¿Qué es una base de datos de flujo de trabajo?

Una base de datos de flujo de trabajo es un lugar para crear, revisar y promover trabajos en un sistema. Generalmente se usa para administrar un proyecto con múltiples usuarios dentro de un espacio de trabajo virtual compartido o herramienta centralizada. Cuando se crea una pieza de datos o documentación y se mueve a través de un sistema de desarrollo y aprobación antes de la entrega a un cliente, una base de datos de flujo de trabajo puede ser particularmente útil para administrar la asignación de tareas y monitorear los plazos en cada fase.

En términos generales, una base de datos puede ser un lugar de almacenamiento de información. Si los datos son muchas pequeñas piezas de información que se unen en un sistema más grande o si es un gran desarrollo que requiere múltiples entradas, una base de datos de flujo de trabajo proporciona un medio para interactuar con los datos. A veces, una base de datos es una herramienta para la recuperación de información solamente, pero cuando se usa para el flujo de trabajo, puede convertirse en el espacio principal para una empresa o proyecto.

La realización de tareas dentro de una base de datos de flujo de trabajo a menudo comienza con la evaluación de las necesidades de los proyectos, la identificación de aquellos que necesitan acceso a funciones específicas y la creación de la base de datos real. Por lo general, cualquier sistema de flujo de trabajo tradicional en una empresa se puede transferir a una plataforma informática. Si un dibujo de diseño de hardware o una pieza de software, por ejemplo, se creó en una computadora personal individual y luego se colocó en una ubicación compartida en una red de la compañía, dentro de una base de datos de flujo de trabajo, ese mismo dibujo podría crearse y colocarse en un área de trabajo similar a Un disco compartido. Aquellos con permiso para iniciar sesión en el área pueden ver o manipular el dibujo.

Cuando una pieza de datos se mueve a través de un sistema para adiciones y mejoras, y a menudo para la integración en un producto más grande, se puede usar una base de datos de flujo de trabajo para mover la pieza. Un contenedor o carpeta central puede contener nombres de usuarios que tienen una tarea que completar para completar un producto. Después de que se inician los datos, pueden volver a registrarse en el área de flujo de trabajo principal y asignarse a la siguiente persona que trabajará en ellos. Esta persona o departamento realizará las actualizaciones necesarias y registrará los datos para asignarlos al siguiente trabajador que luego podrá aprobar los datos y colocarlos en otra área de la base de datos.

Como sistema general, se puede utilizar una base de datos de flujo de trabajo para crear la primera versión o iteración de un elemento y puede llevar el elemento hasta el proceso de aprobación de la firma según sea necesario para su finalización. Mirar la estructura organizativa principal para el flujo de trabajo puede mostrar un desglose similar al de un resumen en papel y una visión general de un proyecto. Las etapas de desarrollo, los plazos para la entrega interna y a los clientes, y las personas responsables a lo largo de los pasos hasta la finalización a menudo conforman la interfaz de la página principal de la base de datos de flujo de trabajo. Los usuarios individuales luego reciben notificaciones o verifican las asignaciones en sus PC para recuperar el trabajo y completar las tareas hacia un objetivo de trabajo común.