¿Qué es un documento de flujo de trabajo?

Flujo de trabajo es un término utilizado para describir los pasos de un proceso. Este término se usa en cualquier organización en la que un producto, documento o idea se mueva entre ubicaciones o departamentos. En cierto sentido, el flujo de trabajo puede entenderse como una descripción general del trabajo real que se realiza para completar un proceso. Un documento de flujo de trabajo es cualquier informe o análisis que describe las etapas de un proceso, así como las finanzas, los recursos y la información incluida en dicho proceso. Un documento que se pasa por etapas de un proceso, como una factura, reclamo de seguro o factura, también puede considerarse un documento de flujo de trabajo.

Los gerentes que buscan optimizar las operaciones pueden generar documentos de flujo de trabajo. Estos documentos pueden enumerar departamentos y trabajadores a través de los cuales pasa un proyecto en su camino hacia su finalización. Los documentos también pueden contener listas de recursos, materiales y equipos que se utilizan en cada una de las etapas del flujo de trabajo. Un documento de flujo de trabajo también puede ayudar a un gerente a comprender qué etapas de un proceso son más costosas.

Los documentos que ilustran los componentes y las etapas del flujo de trabajo se pueden usar para presupuestar. Los gerentes pueden determinar cuánto costará fabricar un producto y también decidir qué departamentos o áreas pueden reducirse. Los procesos de auditoría interna también pueden incluir el uso de documentos de flujo de trabajo. Los contadores gerenciales pueden presentar datos financieros obtenidos de un documento de flujo de trabajo.

En contextos de fabricación, los documentos de flujo de trabajo se pueden utilizar para optimizar los procesos de producción. Por ejemplo, un documento de flujo de trabajo puede componerse utilizando un software especial de gestión de flujo de trabajo. Cuando un diseñador crea un modelo y una lista de materiales, el documento puede enviarse automáticamente a un profesional responsable de la siguiente etapa.

Estos documentos también se utilizan en comunidades científicas. Los especialistas médicos, por ejemplo, pueden generar documentos de flujo de trabajo que ilustran la actividad cerebral. También se puede generar un documento de flujo de trabajo para describir la relación entre un usuario y una máquina.

Cuando un documento de flujo de trabajo describe un artículo que pasa por las etapas de un proceso, normalmente se refiere a un pago o servicio que debe ser aprobado por profesionales en varios departamentos diferentes. Por ejemplo, si un gerente de departamento descubre que necesita computadoras nuevas, ese gerente podría preparar un documento que enumera los costos. Él o ella podría pasar ese documento a la cadena de mando para recibir la aprobación.

Las compañías de seguros también usan documentos de flujo de trabajo. En estos casos, los clientes presentan reclamos. Un reclamo puede pasar a un suscriptor. Un suscriptor podría pasarlo a un gerente o ejecutivo que utiliza la investigación y el análisis generado por un suscriptor para aprobar las tarifas.