¿Qué es un motor de flujo de trabajo?

Un motor de flujo de trabajo es una versión de computadora de un diagrama de proceso. Como se dibujaría un cuadro para ilustrar los pasos que se deben seguir para completar una tarea o actividad de trabajo, un motor de flujo de trabajo es la forma en que una computadora sigue los pasos de un proceso de trabajo. Las empresas tienden a usar motores de flujo de trabajo para automatizar los procesos de trabajo.

Por ejemplo, si una empresa vende un determinado producto, una persona de la empresa trazaría los pasos del proceso de ventas, y el proceso podría comenzar cuando el cliente recibe un correo directo de la empresa. El siguiente proceso sería que el destinatario llame para obtener más información. Luego, un representante de ventas volvería a llamar al cliente o hablaría con el cliente en el momento de la llamada. El siguiente paso es que el cliente haga un pedido o vaya al sitio web de la compañía para hacer un pedido, y la parte final del proceso podría ser cuando la compañía envía un cupón al cliente para obtener un descuento en su próxima compra. Esta información se ingresaría en el motor de flujo de trabajo para automatizar la asignación de tareas a los diferentes empleados de la empresa o para alertar a un empleado de los siguientes pasos que deben tomarse.

Estos empleados no usan el motor de flujo de trabajo, sino que usan un software que es compatible con el motor de flujo de trabajo. Un programador de computadoras y diseñador de procesos estaría involucrado en la creación del motor de flujo de trabajo. A medida que un programador de computadoras trabaja para desarrollar un motor de flujo de trabajo, la atención se centra en cómo ocurren los pasos del proceso. El diseñador de procesos involucrado en la creación del motor de flujo de trabajo se preocupa por el siguiente paso o por lo que sucede como resultado del paso anterior.

Por lo general, el diseñador de procesos es alguien que trabaja en el negocio, como el jefe de desarrollo o un analista de negocios. El propósito principal de un motor de flujo de trabajo es automatizar procesos y acelerar el proceso. Por ejemplo, en una situación en la que se trata de un proceso de ventas, el objetivo final al usar un motor de flujo de trabajo es acelerar el proceso desde el momento en que un cliente potencial se da cuenta de un producto o servicio hasta el momento en que se realiza una compra.