¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

Un sistema de gestión de flujo de trabajo es un sistema informático destinado a ayudar a crear, mantener y almacenar información sobre las partes del flujo de trabajo. El propósito de este sistema es ayudar a crear informes y otros datos útiles que puedan mejorar el proceso de flujo de trabajo y ayudar a mejorar la productividad al enfatizar las cosas que podrían moverse más rápidamente y las áreas donde se podría aumentar la eficiencia. La gestión del flujo de trabajo es un concepto bastante nuevo en el mundo laboral. Esencialmente, la administración del flujo de trabajo es la idea de que al administrar la progresión de datos, documentos, clientes potenciales y otros elementos relacionados con el trabajo, el proceso de trabajo puede racionalizarse y cualquier falla dentro del proceso puede documentarse fácilmente.

Los sistemas de gestión de flujo de trabajo se utilizan por varias razones en el entorno empresarial actual. Una razón principal para el mayor uso y adherencia a un sistema de gestión de flujo de trabajo es que el sistema puede usarse para rastrear el desempeño de los empleados. Al registrar todo en el sistema de gestión del flujo de trabajo, si luego surge un problema, es fácil ver dónde se originó el problema y tomar las medidas adecuadas. De esta manera, se puede confirmar que cada empleado está haciendo su trabajo correctamente y de manera oportuna; Los empleados también pueden ser responsables del trabajo que no se completó de manera oportuna, o que se completó incorrectamente.

Otro uso para un sistema de gestión de flujo de trabajo es ayudar con el proceso de servicio al cliente. Los sistemas de gestión de flujo de trabajo utilizados para este propósito a menudo se denominan sistemas de gestión de relaciones con el cliente o CRM. Los CRM ayudan al servicio al cliente al asegurarse de que los trabajadores del servicio al cliente tengan acceso a un registro detallado de todo lo que se ha hecho para ayudar al cliente con una queja. Estos sistemas también rastrean cada contacto con un cliente para que se pueda encontrar una prueba de "quién habló con quién" para cualquier problema que pueda surgir. Los CRM también son útiles para comercializar a los clientes en cualquier momento que la empresa que emplea el CRM lo considere conveniente.

Dichos sistemas también pueden mejorar la productividad y la producción en entornos de fábrica. Al poder rastrear el proceso de producción desde la materia prima hasta el producto terminado utilizando un sistema de gestión de flujo de trabajo, resulta mucho más fácil identificar cuellos de botella en el ciclo de producción. Identificar procesos ineficientes que causan demoras o trabajo y costos excesivos también puede ser más fácil. Por lo tanto, el uso de un sistema de gestión de flujo de trabajo puede ser una excelente manera de mejorar la productividad, la responsabilidad y las relaciones con los clientes en cualquier empresa.