¿Qué es la administración administrativa auxiliar?
La administración administrativa auxiliar es un puesto de trabajo en el que la persona supervisa a las secretarias y al personal administrativo de una empresa o empresa. Alternativamente, también puede describir el papel de un asistente administrativo individual. Los empleados en este puesto brindan apoyo a varios gerentes y ejecutivos de empresas. Las actividades pueden ir desde contestar llamadas telefónicas y tomar mensajes hasta escribir correspondencia y programar citas para los profesionales que reciben apoyo.
Los empleados en el rol de asistente administrativo administrativo generalmente trabajan a nivel de supervisión y actúan como mentores para los asistentes administrativos del personal de la empresa o empresa. Esto implica programar las horas y los roles de trabajo de cada uno de los asistentes. Por ejemplo, si uno de los asistentes administrativos que apoya a dos de los ejecutivos en el negocio se va de vacaciones por una semana, entonces aquellos en la administración administrativa auxiliar son responsables de asegurarse de que los dos ejecutivos tengan apoyo administrativo.
Además de la programación, la capacitación es otro factor importante que implica la administración administrativa auxiliar. Las clases, cursos y talleres de asistentes administrativos permiten a los gerentes cubrir temas importantes, problemas y tendencias con los asistentes que pueden ayudarlos a desempeñar mejor su trabajo. Esto implica investigar oportunidades de aprendizaje y capacitación, así como programar la capacitación y hacer arreglos adicionales.
La contratación es otra faceta de la administración administrativa auxiliar. Cuando se necesita contratar secretarias adicionales o personal administrativo, el gerente en esta área publica anuncios de trabajo, currículums de campo y programa entrevistas. El gerente también puede estar involucrado en la entrevista de candidatos como una preselección para las personas para las cuales el asistente administrativo trabajará directamente.
La administración administrativa auxiliar también requiere que un gerente actúe como enlace entre los asistentes y las personas para las que trabajan, en caso de que surjan problemas. Los problemas de personalidad, las disputas y los desacuerdos entre los asistentes y sus jefes pueden ocurrir y ocurren. Cuando esto sucede, el lado administrativo de la empresa auxiliar administrativa requiere que el gerente medie y ayude a resolver los problemas.
La descripción del trabajo para los asistentes administrativos puede variar. Algunos asistentes simplemente responden teléfonos y administran el horario de su jefe. Otros están más involucrados en el negocio, algunos de preventa o preselección o realizan tareas de trabajo similares a las de sus jefes. Administrar el rol de asistente administrativo en lugar de administrar un grupo de asistentes administrativos requiere que un empleado combine sus características, experiencia y rasgos de personalidad con las responsabilidades del trabajo y la persona para la que trabajará.