¿Qué es una factura contable?

Una factura contable es una factura que enumera los detalles de los productos o servicios entregados a un cliente por un individuo o empresa. Las facturas generalmente incluyen la cantidad de artículos entregados, la descripción de los servicios, el precio de cada artículo o servicio, y la fecha, método y dirección de entrega. Otros detalles generalmente enumerados en una factura contable incluyen número de cuenta, fecha de factura, número de factura, número de orden de compra, fecha de vencimiento del pago y dirección de pago. Una factura contable puede entregarse en persona o enviarse por correo, correo electrónico o fax. Para simplificar el proceso de facturación, los contratistas y las empresas suelen utilizar plantillas de factura generadas por computadora.

El propósito de una factura contable es entregar el aviso de que se debe dinero. Una compañía que entrega un producto o servicio en particular generalmente hará un seguimiento emitiendo una factura al cliente. La factura contable generalmente contendrá todos los detalles que un cliente necesita para emitir el pago. Una factura detallada sirve como guía tanto para el proveedor como para el cliente al responder preguntas relacionadas con los productos y servicios entregados. Si un cliente recibe una factura que le cobra un precio por artículo más alto de lo que esperaba, puede usar la información en el documento para discutir la discrepancia con la compañía de facturación.

Muchas personas y empresas conservarán las facturas contables después de que se haya recibido el pago. En el caso de una pequeña empresa, por ejemplo, algunos gastos califican para una cancelación de impuestos. Guardar la factura es una parte necesaria para hacer un seguimiento de los gastos y proporcionar documentación de respaldo en caso de una auditoría fiscal. Las grandes empresas generalmente conservarán copias de las facturas contables por el mismo motivo, ya sea en forma impresa o en formato electrónico.

El formato y diseño de una factura contable varía de una compañía a otra. Un contratista independiente puede escribir su propia factura a mano, incluyendo solo unos pocos datos. La mayoría de las grandes empresas utilizan plantillas de factura generadas por computadora que completan automáticamente detalles importantes, como el nombre y la dirección de la empresa, la dirección de pago, la política de pago y otros detalles que no cambian de factura a factura.

Se puede entregar una factura contable utilizando una variedad de métodos. Un contratista que realiza el trabajo en una casa puede entregar una factura en mano al finalizar el trabajo. Muchas compañías envían facturas por correo a los clientes. Algunas empresas facturan a sus clientes por correo electrónico. En otras situaciones, los clientes optan por no recibir una factura cada mes y, en cambio, visitan el sitio web de una empresa para ver las facturas.