¿Qué es una guía aérea?
Al enviar una carta o paquete a través de los esquemas de entrega regulares ofrecidos por el servicio postal de un país, uno simplemente escribe el nombre y la dirección del destinatario y el remitente en los lugares apropiados en el sobre, adjunta el franqueo y lo deja en un buzón o lo lleva a la oficina de correos. Para otros tipos de servicios de entrega, ya sea a través del servicio postal del país u otro transportista, una factura aérea es el conjunto de documentos que completa el remitente, tanto para el mantenimiento de registros como para usar como etiqueta de dirección en el paquete. Las facturas aéreas en papel se pueden completar a mano, o se puede generar una guía aérea en línea a través de una cuenta con el transportista.
La guía aérea de cada servicio, por ejemplo, el Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS), Australia Post, La Poste en Francia, Federal Express®, UPS® y DHL®, difieren un poco en la configuración y dependen del servicio exacto utilizado. Por lo general, existen diferencias para distinguir el servicio doméstico del servicio internacional, así como para la velocidad del servicio. Por ejemplo, los servicios económicos y los servicios prioritarios pueden tener un diseño de guía aérea separado.
Las secciones típicas de una guía aérea incluyen una sección para el remitente, una sección para el destinatario, información de envío, el servicio de envío solicitado, información de empaque, servicios de manejo especial, una referencia de envío o facturación e información de pago. También se incluye en cada guía aérea un número de seguimiento que se puede utilizar para seguir el progreso del paquete en tránsito y determinar la información de entrega. La información del remitente incluye el nombre, la dirección, incluido el país, y el número de teléfono del remitente. Las facturas aéreas en papel con cuenta precargada e información del remitente están disponibles para los titulares de cuentas. La información del destinatario es similar a la del remitente: nombre, dirección, incluido el país y número de teléfono.
La información sobre el envío en la guía aérea incluye la cantidad de paquetes, el peso de cada paquete y las dimensiones del paquete. La fecha y el peso total pueden estar en esta sección o en otra parte de la guía aérea. El embalaje indica varias opciones entre el embalaje patentado de ese transportista, así como el embalaje proporcionado por el cliente. El manejo especial puede incluir opciones como hielo seco, entrega a domicilio por la noche y entrega en sábado. El remitente también puede indicar si la entrega debe ser firmada o entregada únicamente al destinatario.
La información de pago puede tener varias secciones. En una sección, el remitente, el destinatario o un tercero pueden ser indicados como responsables del pago. Si un tercero es responsable, es probable que se requiera un número de cuenta. Si el remitente es responsable, se requerirá un número de cuenta o una forma de pago, como efectivo o cheque, o un número de tarjeta de crédito. La firma del remitente también puede ser requerida.