¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?

Un flujo de trabajo de aprobación es un proceso comercial que requiere la aprobación de otro empleado, como un gerente, antes de continuar o completar. Los flujos de trabajo de aprobación de ejemplo incluyen hacer que un miembro del departamento legal firme en un nuevo anuncio antes de que se imprima o requiera la aprobación del gerente para los gastos de los empleados que excedan una cierta cantidad. Muchas empresas utilizan software de flujo de trabajo empresarial para automatizar los flujos de trabajo de aprobación.

Los flujos de trabajo de aprobación pueden ser tan específicos como sea necesario. Los criterios para un proceso de flujo de trabajo de aprobación pueden incluir montos de transacciones, el valor potencial de una venta y el tipo de empleado que maneja la tarea. Otros problemas que pueden desencadenar una aprobación incluyen el período de tiempo que un empleado ha trabajado para la empresa o la naturaleza de la tarea que realiza un empleado. Se pueden combinar varios criterios para activar una aprobación también.

Dentro del software de flujo de trabajo, un flujo de trabajo de aprobación puede activar una serie de alertas. La persona que debe otorgar la aprobación puede recibir un correo electrónico, un mensaje de texto, una alerta emergente o un mensaje dentro del propio software. La tarea o el documento que necesita aprobación puede congelarse hasta que se apruebe o puede permanecer disponible para su edición por otros. El aprobador puede aprobar la solicitud, denegarla o pasarla a otro empleado. En algunos sistemas, un flujo de trabajo de aprobación puede requerir varias aprobaciones. Por ejemplo, una vez que un gerente aprueba un contrato, puede requerir la aprobación de un abogado de la compañía.

Se deben tener en cuenta múltiples eventualidades al crear un flujo de trabajo de aprobación. Por ejemplo, las aprobaciones deben tener fechas límite, después de lo cual la solicitud de aprobación se pasa a otro aprobador potencial. Los plazos deben tener en cuenta la prioridad de la tarea y otros plazos relacionados. Por ejemplo, si un gráfico debe estar en la impresora antes del viernes para estar listo para una próxima feria comercial, el flujo de trabajo de aprobación completo relacionado con ese gráfico debe completarse antes del viernes. El software de flujo de trabajo también debe tener en cuenta las vacaciones de los aprobadores y los días de enfermedad para que las solicitudes de aprobación no languidezcan.

Un flujo de trabajo de aprobación puede agregar valor a un flujo de trabajo creativo o empresarial existente. Puede crear coherencia al requerir siempre la aprobación cuando se cumplen ciertas condiciones, en lugar de depender de la memoria humana para recordar cuándo y de quién buscar la aprobación. Un flujo de trabajo de aprobación también puede garantizar que los empleados nuevos y sin experiencia no cometan ciertos errores costosos. Puede ayudar a garantizar que los empleados sin escrúpulos no puedan procesar ventas falsas o eludir los procedimientos establecidos también.