¿Qué es un registro de auditoría?
El término pista de auditoría se utiliza en más de una aplicación en el mundo empresarial actual. Históricamente, una pista de auditoría tenía que ver con poder proporcionar un historial completo de cualquier transacción financiera dada. La idea era poder identificar cada paso del proceso desde el inicio de la transacción hasta la finalización de la transacción. Por lo general, este proceso tuvo lugar al poder producir documentos en papel que mostraban el progreso de la transacción de principio a fin. Hoy, un seguimiento de auditoría también tiene que ver con el rastreo de datos en forma electrónica, con las transacciones no necesariamente limitadas a datos financieros.
Una pista de auditoría de cualquier tipo incluirá un intento de establecer una lista cronológica de los pasos necesarios para comenzar la transacción, así como llevarla a término. Las pistas de auditoría pueden ser muy simplistas o extremadamente complicadas, dependiendo del número de pasos involucrados en la transacción. Por ejemplo, realizar un seguimiento de auditoría en una factura emitida por un proveedor sería un proceso relativamente simple.
Comenzando con la recepción de la factura, el documento se rastrea a través de Cuentas por pagar, hasta la emisión de un cheque o pago electrónico para liquidar la deuda. Al mismo tiempo, crear una pista auditada para permitir la reconstrucción de un proceso de fabricación puede contener muchos más pasos y volverse muy difícil de seguir.
Un auditor puede optar por comenzar el proceso de creación de una pista de auditoría desde el principio o la finalización de la transacción bajo consideración. A menudo, comenzar el proceso de auditoría con la fase completa más reciente y trabajar hacia atrás es un medio eficiente para establecer la pista de auditoría. Sin embargo, cuando tanto el punto de inicio como el punto de finalización están bien establecidos, es posible acercarse a la pista de auditoría desde ambos extremos simultáneamente, simplemente completando los pasos que ocurren entre los pasos de inicio y finalización de la transacción.
El uso de un registro de auditoría a menudo puede ser una herramienta eficaz para administrar los recursos financieros y de otro tipo de una empresa u organización. El proceso de identificación de la pista de auditoría de hecho puede ayudar a identificar pasos dentro del proceso que eran innecesarios y que pueden eliminarse en transacciones futuras. Otra aplicación importante de la pista de auditoría es que el proceso puede descubrir intentos de manipular el perfil financiero de la entidad, tal vez en un intento de encubrir el hecho de que faltan fondos o fueron malversados de alguna manera. Básicamente, el seguimiento de auditoría es un dispositivo útil para garantizar que las transacciones se realicen de manera fluida y honesta, con la menor cantidad de pasos necesarios empleados en el proceso.