¿Qué es un flujo de trabajo automatizado?

El flujo de trabajo se compone de las etapas que atraviesa una empresa o un empleado para proporcionar un producto o servicio a sus clientes. Un flujo de trabajo automatizado es cuando estas etapas son ayudadas por computadoras u otras máquinas. Para automatizar el proceso de flujo de trabajo, primero hay que desglosar los pasos involucrados en el proceso. Una vez que la empresa tiene una comprensión firme de cada paso del proceso de flujo de trabajo, crear un flujo de trabajo automatizado implica ingresar el proceso de flujo de trabajo en el software de gestión de flujo de trabajo, que luego automatiza el proceso.

Los principales beneficios del flujo de trabajo automatizado son que ahorra tiempo de trabajo para los empleados y, por lo tanto, ahorra dinero a la empresa. El software de flujo de trabajo automatizado tiene capacidades de generación de informes, por lo que una empresa puede identificar cuándo necesita miembros de personal adicionales para manejar la carga de trabajo o cuando la empresa tiene más miembros del personal de los que trabaja para ellos. El flujo de trabajo automatizado elimina los procesos manuales de entrada de datos o entrega de un archivo a la siguiente persona que necesita trabajar en el archivo. En cambio, una vez completada la primera tarea, los sistemas de flujo de trabajo automatizados alertan a la siguiente persona de la siguiente tarea, y todos los involucrados en el proceso tienen acceso a la misma información.

Un ejemplo de un flujo de trabajo automatizado en uso es el de un hospital. Con el flujo de trabajo automatizado, cuando una recepcionista ingresa a un paciente en el sistema en la sala de espera, la enfermera recibe una alerta en la computadora de que un paciente está esperando y en qué habitación. Después de que la enfermera reúne información del paciente y la ingresa en la computadora, el médico recibe una alerta sobre el paciente y en qué habitación está esperando el paciente. Cuando la enfermera y el médico ingresan información, el flujo de trabajo automatizado genera la información de regreso a la recepcionista, quien administra la carga del paciente.

En este ejemplo, el flujo de trabajo automatizado evita que el personal ingrese datos del paciente en el sistema informático o en el archivo del paciente varias veces, cuando la recepcionista verifica al paciente, cuando la enfermera lo ve y nuevamente cuando el médico lo ve. Esto reduce los tiempos de espera del paciente, porque después de que la recepcionista ingresa la información del paciente al momento del registro, la información pasa automáticamente a la computadora de la enfermera y nuevamente al médico después de que la enfermera ingrese cualquier información adicional sobre el paciente. Este flujo de trabajo automatizado proporciona al hospital una mayor eficiencia y, en última instancia, le permite brindar una mejor atención a los pacientes.