¿Qué es un período de recolección promedio?

A veces denominado índice de cobro, el período de cobro promedio tiene que ver con la relación entre las Cuentas por cobrar y el período de tiempo en que se reciben esos pagos pendientes. Esencialmente, el período promedio de cobro es un cálculo del período promedio que se tarda en pagar las facturas pendientes en su totalidad después de la emisión. Aquí hay algunas razones por las cuales entender el período promedio de cobranza es importante para cualquier negocio.

Una de las ventajas inmediatas de comprender los períodos promedio de cobro es que la información permite a la compañía anticipar el flujo de efectivo generado por los servicios prestados. En lugar de esperar que todos los clientes paguen puntualmente dentro de los treinta días posteriores a la emisión de la factura, el cálculo del período promedio de cobro reemplaza la expectativa con la realidad de cuán rápido la base de clientes en su conjunto envía los pagos. Esta información hace que sea mucho más fácil para la compañía programar pagos por servicios prestados a sus propios socios proveedores, así como organizar mantener los fondos disponibles para manejar las operaciones diarias, cumplir con las nóminas y otros aspectos importantes de los negocios.

Otro uso valioso del cálculo del período de recolección promedio es que la compañía puede detectar tendencias desfavorables desde el principio. Si el período promedio de recolección para el mismo período del año pasado fue de 34 días y ahora es de hasta 42 días, la situación merece investigación. Los motivos pueden ser inmediatamente identificables, como la adquisición de un cliente de gran volumen durante el último año que recibió condiciones de pago de sesenta días. Por otro lado, puede haber clientes de mucho tiempo cuyos patrones de pago han cambiado. Esto puede implicar factores por parte del cliente o en las facturas que se envían al cliente.

Como ejemplo, si el cliente notificó a la empresa hace varios meses sobre un cambio en la dirección de correo, pero el cambio nunca se registró, el servicio postal deberá enviar la factura. Esto podría agregar varios días al proceso solo. En segundo lugar, un cliente puede haber cambiado sus procedimientos de Cuentas por pagar y ahora cortar cheques a sus proveedores cada dos semanas, en lugar de semanalmente. Analizar dónde se han producido los cambios y por qué pueden descubrir problemas que pueden abordarse y resolverse fácilmente, restaurando así una cifra de período de recolección más ventajosa.

Teniendo en cuenta que hay cierto flujo y reflujo en todos los períodos de recolección, se deben tener en cuenta al calcular una cifra promedio de período de recolección. La incidencia de los días festivos, la actividad estacional como las vacaciones y los factores naturales como el clima pueden afectar la velocidad con la que se reciben los pagos de los clientes. Tener en cuenta esos factores, pero también investigar para determinar si hay problemas recurrentes que afectan el período promedio de cobranza, ayudará a garantizar que una empresa reciba pagos por los servicios prestados de la manera más oportuna posible.