¿Qué es una oficina electrónica?

También conocida como una oficina electrónica, una oficina electrónica es un término que se refiere a cualquier entorno de oficina que hace un uso significativo de la tecnología informática para operar. El término se acuñó por primera vez a mediados del siglo XX y comenzó a ser de uso común durante la década de 1980 a medida que más entornos de oficina prescindieron de métodos manuales y comenzaron a depender más de una combinación de computadoras de escritorio, mainframes y servidores. para gestionar una serie de tareas relacionadas con el trabajo. Hoy en día, una oficina electrónica se equipara más comúnmente con la oficina virtual, que implica el uso de tecnología inalámbrica para permitir que las personas trabajen desde prácticamente cualquier lugar con el tipo correcto de computadora portátil o portátil y una conexión inalámbrica confiable.

Uno de los principales beneficios de una oficina electrónica es la capacidad de confiar menos en documentos impresos para administrar diferentes tareas comerciales. Por ejemplo, un profesional de contabilidad o facturación podría disminuir significativamente el uso de libros de contabilidad impresos tradicionales mediante el uso de software de contabilidad para facturar pedidos, crear facturas e incluso registrar pagos recibidos en facturas pendientes. Del mismo modo, un vendedor puede beneficiarse del uso de una oficina electrónica mediante el uso de una base de datos de ventas en lugar de mantener archivos en papel en cada cliente potencial y cliente. Incluso muchas tareas de oficina, como escribir cartas o preparar presentaciones, ahora se pueden realizar electrónicamente, lo que reduce aún más el consumo de papel y al mismo tiempo hace que sea más fácil mantener los datos organizados y recuperarlos.

Además de reducir el consumo de papel asociado con la realización de diversas tareas, un entorno de oficina electrónica también proporciona un mayor nivel de seguridad. Los usuarios pueden proteger con contraseña varios documentos, limitar el acceso a bases de datos con códigos de acceso e incluso bloquear el acceso a archivos ubicados en alguna solución de almacenamiento de datos remotos encriptando el acceso de alguna manera. Si bien no es infalible, este nivel de seguridad generalmente se considera una mejora con respecto al uso de archivadores, cajas fuertes y bóvedas cerradas que se empleaban comúnmente antes del advenimiento de la computadora de escritorio.

Si bien la oficina electrónica no ha eliminado el uso de papel en un entorno empresarial, el uso responsable de los programas de software y las redes de la empresa reduce en gran medida la necesidad de mantener documentos impresos. Dado que los documentos pueden imprimirse cuando y según sea necesario, el espacio requerido para configurar una oficina electrónica es significativamente menor, una ventaja que es particularmente importante cuando el espacio es escaso. En algunas industrias, el uso de la oficina virtual ha permitido que los empleados trabajen de forma remota en lugar de hacerlo en una ubicación central, un beneficio que puede reducir en gran medida los costos operativos.