¿Qué es un valor duradero?
Se dice que algo tiene un valor duradero cuando tiene un significado histórico u otra forma de valor que se espera que dure en el futuro. Si bien muchos documentos artísticos tienen un valor duradero, incluidos los manifiestos de artistas y las obras literarias, este término también se usa a menudo para documentos legales y comerciales. Las razones para mantener un documento son variadas, pero generalmente involucran al documento que contiene información que es nueva, revolucionaria o que se espera sea útil en el futuro. En promedio, los documentos con un valor duradero son menos del 5 por ciento de todos los documentos realizados. Las organizaciones responsables de los documentos normalmente no determinan qué documentos son valiosos; esto generalmente se deja a los archiveros.
Se puede decir que muchos tipos de documentos tienen un valor duradero. Si bien este término se puede usar para obras literarias y dibujos, se usa más comúnmente para documentos comerciales y legales. Estos documentos rara vez se seleccionan por su valor justo después de su creación; los archiveros generalmente esperan varios años para ver cuán duraderos son sus efectos para determinar si estos documentos tienen un valor de archivo real.
No se considera que los documentos ordinarios tengan un valor duradero; solo los documentos extraordinarios se archivan de forma permanente para su posterior uso e investigación. Hay muchas razones para que esto ocurra, pero generalmente se debe a que los documentos contienen información que es indispensable o revolucionaria. Por ejemplo, los documentos legales que detallan una decisión judicial que cambió drásticamente la forma en que otros tribunales ven el tema en cuestión se considerarían de valor duradero; No se consideraría que los documentos legales sobre un caso judicial común tengan un valor duradero.
Se considera que muy pocos documentos tienen un valor duradero, porque la mayoría de los documentos detallan eventos comunes que, si bien son útiles para la empresa u oficina que los elabora, no son útiles para el mundo en general. En promedio, se considera que menos del 5 por ciento de todos los documentos creados tienen un valor de archivo. Una empresa puede archivar otros documentos durante varios años, pero generalmente se destruyen cuando ya no se usan. Incluso si el establecimiento mantiene los documentos archivados permanentemente, solo se considera que tienen un valor permanente si un establecimiento de archivo está de acuerdo con su valor.
Si bien el establecimiento responsable de un documento puede elegirlo por un valor duradero, esto es raro. Los archiveros suelen ser responsables de encontrar y determinar qué documentos son útiles para el futuro. Un equipo de archiveros generalmente toma esta decisión después de revisar la información de un documento, su efecto duradero y si el documento es el primero en detallar la información valiosa. Algunos documentos que no son los primeros en informar información valiosa se archivan, pero generalmente no se consideran valiosos.