¿Qué es un recuento de excepciones?
Un recuento de excepciones es un proceso que a menudo se usa como parte del control de inventario físico. Esta estrategia consiste en verificar el número de unidades de cada artículo transportado en el inventario con un recuento físico, observando las diferencias o excepciones que el recuento físico revela cuando se compara con el recuento de inventario que se refleja actualmente en los registros de inventario. El recuento de excepciones se puede utilizar para conciliar los inventarios físicos y de libros, y también para ayudar a minimizar la posibilidad de pedir más de un artículo en particular que sea necesario.
La realización de un recuento de excepciones requiere un inventario físico del número de unidades de cada artículo mantenido. Para llevar a cabo el conteo, una persona o un equipo de personas utilizará una copia impresa del inventario actual, incluida la cantidad de unidades que se supone que deben estar disponibles en una fecha determinada. Dado que a los artículos de inventario generalmente se les asigna un espacio de almacenamiento específico dentro del almacén, alguien irá a ese espacio designado y contará físicamente el número de unidades disponibles. Si el recuento físico coincide con el recuento reflejado en el inventario del libro, no hay excepción. Si los dos recuentos no coinciden, esto da como resultado que el elemento se marque como una excepción.
Realizar periódicamente un recuento de excepciones es importante por varias razones. Conciliar lo que se muestra en los registros de inventario con lo que está realmente disponible ayuda a eliminar la posibilidad de quedarse sin piezas o materiales esenciales necesarios para mantener la operación en marcha. Si el recuento de excepciones encuentra que hay más unidades disponibles que las reflejadas en el inventario de libros, esto permite la posibilidad de ajustar los libros en consecuencia y revisar las instrucciones de pedido para ese artículo en particular, una estrategia que ayuda a prevenir un inventario inflado que a su vez desencadena una obligación tributaria más alta.
La frecuencia relacionada con la realización de un recuento de excepciones variará, según el tamaño y la naturaleza de la operación comercial. Una pequeña empresa que tiende a operar con un mínimo de inventario puede encontrar que realizar el conteo una o dos veces al año es suficiente. Para operaciones grandes que ven una rotación constante de materias primas y componentes de la máquina, no es inusual que se realice un recuento de excepciones al menos una vez por trimestre. Siempre y cuando el conteo ocurra con la frecuencia suficiente para evitar que la empresa experimente problemas con un inventario inflado o tenga que reducir las operaciones porque no se disponía de materiales o piezas importantes cuando se pensaba que estaban en el inventario, la frecuencia puede considerarse adecuada.