¿Qué es una invitación a licitar?
Una invitación a licitar es una solicitud de una agencia, organización o empresa para que los proveedores suministren ofertas para completar un proyecto o satisfacer las necesidades de suministro en curso. Cada oferta debe contener un desglose detallado de lo que se proporcionará y a qué costo. Típicamente, la oferta más baja gana, aunque otros factores pueden jugar un papel en el proceso de decidir cómo adjudicar un contrato. Las invitaciones para licitar a menudo se enumeran en los periódicos y en los tableros de anuncios públicos, y también se pueden obtener a través de la oficina de una organización.
También conocida como una invitación a ofertar, esta solicitud simplemente solicita información sobre precios. Esto difiere de una solicitud de propuesta, donde el documento incluye una discusión de lo que se necesita e invita a los proveedores a no solo proporcionar una estimación de precio, sino también discutir cómo satisfarán una necesidad. En las solicitudes de propuesta, se permite más margen de fijación de precios, ya que un postor puede demostrar que un método más costoso tiene beneficios a largo plazo, o que es más capaz de satisfacer la necesidad que otro proveedor.
La invitación al proceso de licitación a menudo está sellada. Los postores reciben documentación sobre las especificaciones y tienen un período de tiempo establecido para presentar una oferta. En una fecha y hora determinadas, el personal abre todas las ofertas a la vez, registra los detalles pertinentes y determina qué postor debe obtener el contrato. En el caso de las agencias gubernamentales, esta información está abierta al público y cualquier proveedor puede solicitar ver las ofertas, incluida la oferta ganadora.
En los casos en que el contrato no alcanza la oferta más baja, esto generalmente se debe a las preocupaciones sobre la capacidad del proveedor para cumplir. Una invitación a licitar puede ser sospechosamente baja o puede provenir de una empresa con mala reputación. Las agencias gubernamentales en particular no pueden hacer negocios con proveedores en ciertas naciones o asociadas con regímenes particulares, y por lo tanto podrían rechazar una oferta aparentemente razonable si existen preocupaciones éticas o políticas. Si se rechaza la oferta más baja, la agencia debe proporcionar una razón sólida para evitar acusaciones de favoritismo o discriminación.
Es importante leer detenidamente una invitación a licitar. Las empresas familiarizadas con el proceso pueden tener personal que se concentre en revisar todas las solicitudes abiertas, encontrar las que sean adecuadas para la empresa y preparar las ofertas. La documentación debe seguirse exactamente y la oferta debe ser completa y completa. Si hay un error con la invitación a licitar, la compañía debe corregirla lo más rápido posible, ya que la licitación puede ser motivo de un contrato y un error podría ser muy costoso.