¿Qué es la gestión de activos de código de barras?
Las empresas y otras organizaciones a veces marcan sus equipos, suministros y otros activos con pegatinas impresas con códigos de barras. Estos códigos de barras generalmente se componen de una serie de líneas legibles por un escáner especial. Los adhesivos se pueden usar para inventariar y rastrear los activos marcados. Este proceso se llama gestión de activos de código de barras.
La gestión de activos de código de barras se logra mediante una base de datos interactiva computarizada. El software de gestión de activos de código de barras funciona junto con la impresora y el escáner de código de barras. A veces, cuando se envía un nuevo activo a una empresa, viene con un código de barras ya fijado. Cuando este es el caso, a menudo todo lo que se necesita para agregar el activo a la base de datos de administración de activos es escanear la etiqueta. En otros casos, un empleado ingresará la información del producto en la base de datos e imprimirá una nueva etiqueta de código de barras para pegar en el activo.
Para rastrear el movimiento del inventario, cada escáner generalmente recibe un código para representar su ubicación. Cada pieza se escanea a medida que se mueve fuera o dentro de un área diferente. La última ubicación en la que se analizó el activo aparece como su ubicación actual en la base de datos.
A los empleados también se les pueden asignar códigos de barras, que a menudo se colocan en sus tarjetas de identificación de empleados. Estas tarjetas se pueden escanear al recibir o devolver la propiedad de la empresa al inventario. Esto proporciona un registro más exacto de los movimientos de cada activo.
El tamaño pequeño y el costo moderadamente bajo de la mayoría de las etiquetas de códigos de barras permiten rastrear la mayoría de los activos comerciales. Se pueden inventariar documentos o archivos individuales antes de la presentación para facilitar la recuperación de documentos. Se pueden encontrar más rápidamente activos tangibles más grandes, como computadoras portátiles y equipos audiovisuales que a menudo se comparten entre departamentos. Las etiquetas de código de barras se han vuelto bastante discretas, por lo que incluso los activos digitales como CD y DVD se pueden marcar sin interferir con su uso.
La mayoría de las personas han experimentado la gestión de activos de código de barras mientras compraban comestibles. Eso es apropiado, porque el código de barras se desarrolló por primera vez para la industria de los supermercados. Cada vez que se escanea un artículo, la base de datos enumera el precio de la caja registradora y lo deduce del inventario de la tienda. Esto ha mejorado la productividad del negocio al acelerar el proceso de pago y reducir el tiempo que las tiendas gastan en fijar precios y rastrear artículos.
La gestión de activos de código de barras tiene una serie de aplicaciones en muchas industrias. Los departamentos de policía a menudo usan la tecnología para rastrear evidencia. Cada evidencia se etiqueta con una pegatina y se escanea cada vez que cambia de manos. La fecha y hora en que se mueve la evidencia se registra automáticamente cuando se escanea, y el nombre de la persona que mueve la evidencia a menudo se escanea desde su tarjeta de identificación o se ingresa manualmente en el sistema.
Los hospitales a menudo usan software de gestión de activos para rastrear los archivos de los pacientes. Con frecuencia, las pulseras de identificación del hospital también tienen código de barras. Esto ayuda a garantizar que se haga referencia al archivo apropiado con cada paciente. Las madres y los recién nacidos reciben pulseras a juego para evitar el cambio accidental de bebés.