¿Qué es la automatización de procesos empresariales?

La automatización de procesos de negocios, o BPA, es una estrategia que se utiliza para optimizar y racionalizar los procesos esenciales utilizados para operar un negocio, utilizando la última tecnología para automatizar las funciones involucradas en la realización de esos procesos. La idea detrás de BPA es permitir que la empresa reciba el mayor beneficio mediante el uso de todos los recursos disponibles para obtener la mejor ventaja, manteniendo los costos de operación lo más bajos posible. Hacerlo ayuda a permitir que el negocio genere mayores ganancias y logre un nivel de estabilidad que sería difícil de lograr sin el uso de la automatización.

Si bien existen varios enfoques diferentes para la automatización de procesos de negocios, la mayoría de las estrategias identifican tres etapas esenciales que deben tener lugar para que la automatización sea exitosa. La primera etapa se conoce como orquestación . Durante esta fase, los gerentes trabajan con profesionales de la automatización, como los desarrolladores de Tecnología de la Información, para evaluar las necesidades del negocio, explorar los detalles de cada sector de la operación comercial e identificar dónde la tecnología puede racionalizar los pasos involucrados en cada uno de esos sectores. . Durante la orquestación, todas las partes involucradas buscan determinar también cómo cada sector puede interconectarse de manera más eficiente con el uso del hardware y software correctos, y a su vez tener un impacto positivo en el esfuerzo de producción general. Es aquí donde la estrategia de automatización está definida y preparada para su implementación dentro de la cultura de la empresa.

Después de la orquestación, la siguiente fase de la automatización de procesos empresariales se conoce como integración . Durante esta fase, cada departamento dentro de la empresa se presenta de manera incremental a la nueva tecnología. Una vez que los avances están en su lugar y funcionando, se aborda el siguiente departamento en el proceso de implementación, y la secuencia continúa hasta que todos los sectores de la empresa no estén involucrados en la automatización. Este enfoque incremental hace posible identificar e implementar rápidamente cualquier problema operativo imprevisto que se materialice en cada nivel de departamento, antes de expandir la automatización para incluir más departamentos. Idealmente, esto significa que cuando se completa la implementación, cada departamento responde favorablemente con una mayor productividad como resultado de los nuevos procesos automatizados.

La fase final de la automatización de procesos de negocio a veces se denomina integración dinámica o ejecución . Esta es la fase en la que los procesos automatizados ahora establecidos dentro de cada departamento se integran aún más para proporcionar datos a otros departamentos. Por ejemplo, en una situación de automatización de procesos de negocio completamente funcional, los datos del departamento de ventas fluyen automáticamente a las cuentas por cobrar, que a su vez comparte datos de pedidos facturados con ventas, varios niveles de administración y otros dentro de la organización que necesitan acceso a esos datos. . La ejecución a este nivel también crea un flujo de datos bidireccional, lo que permite a los vendedores y gerentes de ventas obtener fácilmente datos sobre los pedidos realizados por sus clientes, incluidas las fechas de envío, las fechas de facturación y cuándo se pagaron esas facturas.

Las empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse del uso de la automatización de procesos empresariales. Asumiendo que los procesos automatizados ayudan a realizar funciones de una manera más eficiente que los procesos manuales, la compañía reduce los gastos operativos y está posicionada para proporcionar productos a un costo menor. Esto a su vez significa que se obtienen más ganancias de cada unidad vendida, un factor que es importante para el éxito de casi cualquier empresa comercial.