¿Qué es el mapeo de procesos de negocios?
Los mapas de procesos empresariales muestran una representación visual paso a paso de los procesos empresariales con el objetivo de mejorar la gestión de los procesos empresariales. Los procesos son instancias en las que un conjunto de personas, máquinas o tareas interrelacionadas trabajan para producir el mismo resultado. El mapeo de procesos comerciales representa visualmente cualquier aspecto de un negocio para ayudar a aumentar la eficiencia, desde etapas propensas a accidentes en una línea de fabricación, hasta el manejo del correo interdepartamental.
Los procesos a mapear se pueden definir incluyendo entradas, procedimientos, secuencias y salidas. El software de mapeo luego usa estos parámetros para construir el mapa. Los mapas pueden ser de naturaleza simple o compleja, dependiendo del formato. Las opciones típicas incluyen agregar acciones simultáneas y procesos de toma de decisiones, respuestas emocionales y retrasos de tiempo. Los mapas se pueden crear en papel, a través del software de mapeo de procesos de negocios o sistemas de gestión de procesos de negocios más complejos.
Los beneficios de la construcción de mapas de procesos incluyen un diagnóstico fácil de los retrasos en el rendimiento, la evaluación del diseño del sistema y la gestión de procesos comerciales. Visualizar el proceso de entrada a salida puede facilitar la identificación de ineficiencias. Los mapas de procesos individualizan y aíslan las variables que afectan el valor, dando a los analistas la oportunidad de racionalizar, innovar y eliminar la ambigüedad de los procesos. Al implementar nuevos cambios en el sistema, los mapas de procesos de negocio ayudan a los empleados a comprender sus nuevos roles, facilitando la transición y el tiempo de retraso de la productividad a veces asociado con el nuevo equipo.
El mapeo de procesos de negocio también puede identificar necesidades de personal o capacitación adicional, completar análisis de necesidad de trabajo y establecer un sistema de modelado de competencias. La racionalización de las organizaciones desde una perspectiva de gestión de recursos humanos ayuda con el desarrollo organizacional. Por ejemplo, los empleados que pueden ver cómo encajan sus trabajos en el panorama general, y también ver los trabajos de otros, pueden comprender mejor los desequilibrios en las cargas de trabajo y cómo esos desequilibrios pueden afectar la redistribución. Los pequeños grupos intraorganizacionales suelen realizar mapeos de procesos, y el trabajo en equipo necesario para crear y analizar los mapas fomenta la comunicación, la comunidad y el pensamiento crítico grupal.
El mapeo de procesos de negocios puede ser utilizado por cualquier negocio en cualquier industria para mejorar los procesos. Es intrínsecamente similar y a menudo intercambiable con los siguientes términos: análisis de tareas del sistema, diagramación de procesos, diagrama de flujo y mapeo de trabajo. El objetivo de todas estas herramientas es el mismo: mejorar los procesos y crear valor. La diferenciación de estos términos se vuelve importante solo con respecto al software de gestión de compras y cuando se busca la acreditación.
Los sistemas de gestión de calidad, como el ISO 9000, utilizan mapas de procesos para certificar que las empresas tienen procesos comerciales formalizados y documentados. La acreditación a través de la ISO 9000 no garantiza productos o servicios de calidad; muestra a los accionistas, empleados y clientes que la empresa participante tiene el compromiso de comprender y mejorar sus procesos comerciales. La popularidad de las empresas que buscan acreditación implica que, para muchos, el mapeo de procesos comerciales también ha tenido efectos positivos en el aumento de la rentabilidad y el valor.