¿Qué es el software de flujo de efectivo?

El software de flujo de efectivo es una forma de realizar un seguimiento de la línea de tiempo de sus ingresos y gastos en una computadora. Por lo general, está dirigido a empresas en lugar de individuos. Para la mayoría de las empresas, será una herramienta muy útil, pero es importante elegir el software adecuado a sus necesidades.

Es importante tener en cuenta que el flujo de caja no es lo mismo que la rentabilidad. El flujo de caja no mide cuánto dinero ingresa y sale en total. En cambio, realiza un seguimiento del tiempo de esas transacciones para que pueda pronosticar cuál será su saldo bancario en un momento determinado. Esto puede permitirle detectar momentos en los que no tendrá suficiente efectivo disponible para sus compromisos y tomar las medidas adecuadas, como obtener un servicio de sobregiro, solicitar retrasar los pagos o insistir en que reciba dinero antes.

El software de flujo de efectivo le permite automatizar el proceso de seguimiento de pagos futuros. Es particularmente útil ya que puede hacer frente a los cambios fácilmente. Si bien puede planificar sus gastos e ingresos futuros a mano, un solo cambio, como un pago retrasado o un cambio de cargo regular, puede significar que tiene que volver a calcular desde cero. El software de flujo de efectivo actualizará automáticamente todas las cifras futuras para reflejar estos cambios.

Para las personas y las empresas con configuraciones muy simples, el software de flujo de efectivo dedicado puede ser innecesario. Un simple programa de hoja de cálculo como Excel o una alternativa puede ser suficiente. Puede usar plantillas prefabricadas o configurar su propio documento para realizar un seguimiento de las figuras. Sin embargo, las empresas más complicadas se beneficiarán de un software dedicado.

Debe buscar un software de flujo de efectivo que ofrezca suficiente flexibilidad. Algunos sistemas básicos solo miden el flujo de caja de forma semanal o mensual. Esto puede estar bien para cuentas más simples, pero para las empresas que manejan pagos grandes, puede ser necesario pronosticar diariamente, ya que incluso una discrepancia de unos días entre la entrada y salida del dinero puede tener serias consecuencias.

También debe analizar lo fácil que es personalizar las categorías que usa cada programa para organizar los pagos. Los programas más baratos pueden venir con categorías fijas que cubren las configuraciones comerciales más comunes. Sin embargo, para empresas más complicadas, es posible que desee un programa más avanzado que le permita controlar mejor la forma en que se organizan sus datos.

Es importante buscar un software de flujo de efectivo que sea compatible con cualquier otro software financiero que utilice. Por ejemplo, si usa software de contabilidad, puede ser extremadamente útil si puede sincronizarlo fácilmente con su software de flujo de efectivo. Si contrata a un contador, verifique si el software de flujo de efectivo que está considerando comprar es compatible con cualquier sistema que use. Elegir el software que se usa ampliamente en la industria financiera también puede facilitarlo si está tratando de atraer financiamiento o inversión y necesita proporcionar cifras.

Si está comprando en línea, asegúrese de elegir el software apropiado para su país. Puede parecer una opción barata comprar un programa en un mercado importante como los Estados Unidos y simplemente reemplazar mentalmente las referencias a dólares estadounidenses con su moneda local. Sin embargo, esto puede parecer poco profesional si necesita crear informes. El uso de software de otro país también podría causar problemas con las convenciones de fechas. Dicho software también podría ser problemático si los dos países tienen convenios legales o estándares diferentes sobre cómo se le permite hacer pronósticos de flujo de efectivo, por ejemplo, en la forma en que trata los pagos vencidos.