¿Qué es la gestión del cambio?

La gestión de cambios es un proceso definido y estandarizado utilizado en la gestión del servicio de tecnología de la información para coordinar y controlar todos los cambios realizados en una solución técnica de producción existente.

Cada organización puede crear su propio proceso de gestión de cambios, en función del tamaño relativo de las empresas y los recursos de personal. La gestión del cambio suele ser responsabilidad del jefe o gerente del departamento de tecnología de la información. Existen funciones y procesos estándar utilizados en la mayoría de las empresas en torno a la gestión del cambio.

El proceso estándar es un método para registrar sistemáticamente todos los cambios propuestos en un sistema de producción o en vivo, completar un análisis de costo / beneficio, evaluar el impacto y los riesgos, crear un caso de negocios o justificación para la solicitud y obtener la aprobación del propietario del proceso de negocios. Una vez aprobado, la gestión de cambios incluye la implementación real de este cambio, junto con el monitoreo del impacto, la creación de un informe resumido y la actualización del estado de la solicitud de cambio en un sistema de seguimiento más amplio.

El propósito de un proceso de gestión de cambios es tener un método sistemático para evaluar las solicitudes de cambio, priorizar, programar recursos para la implementación y el nivel apropiado de soporte. Dentro de esta estructura, el administrador del sistema es responsable de garantizar el mejor uso posible del personal, el equipo y los recursos para satisfacer las demandas de los usuarios. El proceso de gestión de cambios cubre todos los cambios de hardware, software, documentación de soporte y procedimientos.

Un consejo de administración debe aprobar cualquier solicitud que utilice el proceso de gestión de cambios. Los gerentes de departamento funcionales y la alta gerencia corporativa son responsables de revisar las propuestas de solicitud de cambio y todos los documentos adjuntos. Estas juntas se denominan Juntas Asesoras de Cambio o Comités Directivos. Un representante del departamento de servicios financieros con autoridad suficiente para incluir en esta junta debe evaluar el costo de las propuestas de cambio y asesorar al grupo sobre los costos adicionales requeridos y la factibilidad de incurrir en estos costos.

El gerente del departamento responsable del proceso de gestión del cambio debe tener buenas habilidades de comunicación, antecedentes de servicios informáticos funcionales o técnicos y la capacidad de cerrar la brecha entre los requisitos comerciales y la capacidad de la solución técnica para satisfacer estas necesidades.

El proceso de gestión de cambios se utiliza con sistemas operativos y de producción. El proceso para proyectos o sistemas de desarrollo difiere en el énfasis en el análisis y la documentación. En un entorno de desarrollo, hay más margen para investigar un ángulo particular como una posible solución a una necesidad empresarial. Una vez que se realiza este análisis, se completa una evaluación para determinar los beneficios potenciales de esta solución y las posibles áreas para la implementación. La consulta con los propietarios de los procesos comerciales debe completarse antes de avanzar en el desarrollo.