¿Qué es la gestión de la complejidad?
La gestión de la complejidad es la aplicación estratégica de los principios de la organización a proyectos que requieren un alto nivel de gestión debido a características complejas que colocan al proyecto en mayor riesgo de fracaso. Debido a su naturaleza compleja, los proyectos que requieren urgencia para completarse, o que abarcan un período prolongado de tiempo, o abarcan a gran escala, pueden no comportarse de manera predecible. Los proyectos que presentan una complejidad innecesaria pueden reemplazar las técnicas de gestión tradicionales. La gestión de la complejidad aplica herramientas estratégicas para sortear y superar estos desafíos.
Una técnica estándar utilizada para administrar proyectos con menos complejidad incluye un análisis de tiempo y costos en un proyecto en particular. Con proyectos más grandes, puede haber silos presentes que ocultan los costos reales. Los silos son estructuras internas de base social que las personas erigen que limitan efectivamente el intercambio de información.
Las personas en los silos buscan autopromoción y protección sobre la vitalidad corporativa y, por lo tanto, mantendrán el conocimiento dentro del silo. Esto limita la información disponible para los gerentes que supervisan el aspecto más amplio de la productividad del proyecto. En la gestión de la complejidad, los líderes del proyecto entienden que la transparencia paralizante limita la retroalimentación vital necesaria para que los gerentes ejecuten el proyecto de manera óptima.
La naturaleza compleja de los proyectos urgentes surge de varios factores. Un factor es la presencia de plazos que conllevan varios efectos psicológicos. Al principio, hay una sensación de urgencia que puede resultar en no considerar todo el alcance del proyecto antes de continuar con las tareas, lo que introduce ineficiencias. La confusión también puede entrar en la imagen.
Finalmente, los trabajadores no pueden retener ese sentido de urgencia y la productividad sufre. Los proyectos largos pueden durar más que la estrategia original. Los cambios internos y externos se filtran con el tiempo, diluyendo la eficiencia y desmoralizando a los trabajadores.
La estrategia de gestión de la complejidad reconoce que la teoría del caos puede entrar en juego en proyectos muy grandes y largos. Los efectos acumulativos de muchos cambios pequeños y graduales pueden ocasionar repentinamente la aparición de un cambio muy grande en el comportamiento de los trabajadores. Esto se conoce coloquialmente como un punto de ruptura.
Las estrategias específicas utilizadas en la gestión de la complejidad dependen de la razón de la complejidad. En proyectos grandes, dividir el proyecto en aspectos más pequeños permite una gestión más intensiva, pero también requiere que el liderazgo del equipo resultante se mantenga en estrecha comunicación entre sí. En proyectos urgentes, los gerentes pueden elegir líderes familiarizados con la teoría del caos y que entiendan cómo aprovechar sus aspectos beneficiosos.
La inversión en la creación de equipos sólidos puede impulsar un proyecto complejo con éxito. Los grandes proyectos probablemente involucrarán a un mayor número de partes interesadas. La gestión estratégica puede invertir tiempo por adelantado incluyendo a estos interesados en el proceso, así como facilitar cualquier problema intercultural que pueda surgir, si el proyecto es multinacional en su alcance.