¿Qué es el programa de eventos corporativos?

Parte de hacer negocios en estos días es poder planificar eventos que ayuden a fortalecer una empresa internamente, así como informar y educar a las personas sobre el propósito y el lugar de la empresa dentro de una industria. Una de las formas más efectivas de lograr esto es tener un programa continuo de eventos corporativos.

Esencialmente, un programa de eventos corporativos tiene que ver con la planificación de actividades, conferencias, proyectos comunitarios y otros eventos que tienen como objetivo lograr los objetivos generales de la organización. Algunos de los eventos que se incluyen en el amplio programa de eventos corporativos se centran en las necesidades y funciones internas. A modo de ejemplo, las empresas con una serie de ubicaciones pueden optar por tener una conferencia anual o semestral para funcionarios y gerentes clave, proporcionando un foro para la educación y el intercambio de información de los próximos eventos y objetivos para la empresa.

Otro ejemplo sería participar en exposiciones comerciales y conferencias donde la compañía y su línea de productos tienen la oportunidad de atraer la atención de nuevos clientes. Una tercera variación de los programas corporativos tiene que ver con involucrar a la empresa con alguna necesidad dentro de la comunidad donde se encuentra la empresa o una instalación del negocio.

Independientemente del tipo de programa de eventos corporativos involucrado, hay varios aspectos esenciales que deben abordarse para que los eventos corporativos tengan éxito. Un buen lugar para comenzar es definir el propósito y la misión del evento. Llegar a una comprensión clara de las razones del evento lo hará mucho más fácil desde la perspectiva de la planificación corporativa.

Como ejemplo, si el próximo evento que necesita ser planeado es una escapada de fin de semana para los cinco principales clientes de la compañía, entonces el enfoque estará en hacer los arreglos de viaje para los clientes, incluyendo pasajes aéreos, transporte terrestre y alojamiento en hotel. A partir de ahí, tendrá en cuenta los arreglos para comidas y diversiones, como cócteles, golf o conciertos. En el caso de que la empresa desee reconocer formalmente a estos clientes, será necesario planificar una cena testimonial.

Por otro lado, si la planificación del programa del evento corporativo se orienta más hacia una conferencia de capacitación interna, el enfoque será algo diferente. Una conferencia interna implicará la planificación de la agenda, la organización de los oradores y los facilitadores para las sesiones, la determinación de si las exposiciones deberán incluirse, la planificación de comidas y habitaciones de hotel, y la configuración de un proceso de registro. Si bien organizar un evento de fin de semana para unos pocos clientes valiosos puede llevar solo un par de meses, planear una conferencia grande puede ser un proceso que podría llevar de seis a ocho meses como mínimo.

Muchas corporaciones más grandes tienen personal dedicado exclusivamente a administrar todos y cada uno de sus planes de eventos corporativos. Se llamará a estas personas creativas y organizadas para que se encarguen de todo, desde cenas para visitar clientes potenciales y clientes, hasta planificar eventos que involucren exposición nacional para la empresa. Para las empresas que pueden limitar su programa de eventos corporativos a unos pocos eventos de diferentes tamaños cada año, siempre existe la opción de mantener un planificador de eventos corporativos en retención. Mientras el programa de eventos corporativos pueda lograr los objetivos deseados por la empresa y permanecer dentro de las limitaciones presupuestarias, todos estarán contentos con los resultados.