¿Qué es la desmaterialización?

También conocida como DEMAT, la desmaterialización es un proceso que se aleja del uso de documentación física para mantener registros financieros. En cambio, la desmaterialización utiliza herramientas electrónicas de mantenimiento de registros para realizar un seguimiento de todo tipo de transacciones financieras. La gama de documentos que se pueden administrar de manera efectiva con aplicaciones de software incluye casi todo, desde registros contables básicos hasta certificados de acciones.

Una de las principales ventajas de este enfoque para la contabilidad electrónica es que ya no existe la necesidad de almacenar físicamente copias de los balances y otros documentos contables. Gracias a la tecnología de escaneo, incluso es posible hacer copias electrónicas de los documentos de soporte que proporcionan referencias para las partidas en los registros contables electrónicos. Todo se puede alojar con facilidad en un disco duro o servidor. Para evitar pérdidas o daños, los archivos de respaldo se pueden crear y almacenar fácilmente fuera del sitio.

Junto con los registros contables básicos, la desmaterialización también permite eliminar la necesidad de certificados de existencias físicas. Las copias electrónicas de las existencias se pueden archivar para una fácil recuperación. En el caso de que el accionista necesite copias de las existencias rápidamente, se puede acceder a ellas y transmitirlas por métodos electrónicos, como el correo electrónico o una transmisión FTP protegida.

La desmaterialización también hace posible que las personas autorizadas trabajen con los mismos documentos al mismo tiempo. Con los métodos de contabilidad física, a menudo es difícil para dos personas trabajar en los libros al mismo tiempo. Cuando el proceso de contabilidad es totalmente electrónico, varias personas pueden realizar diferentes funciones al mismo tiempo. Es posible que un equipo cree nuevas facturas, contabilice los pagos recibidos de facturas pasadas y prepare una amplia gama de informes, todo al mismo tiempo.

No hay duda de que el proceso de desmaterialización puede beneficiar a los usuarios de varias maneras. El mantenimiento de registros requiere mucho menos espacio, se puede acceder con facilidad desde ubicaciones remotas y permite que varios usuarios accedan a los libros de contabilidad simultáneamente. Actualmente, existen paquetes de software de registro contable y financiero basados ​​en honorarios y gratuitos que pueden ayudar a cualquier empresa u organización a alcanzar un estado completo de desmaterialización con facilidad. En el caso del software de contabilidad, también hay productos en línea que permiten a un individuo o una empresa establecer un conjunto de libros virtuales. Cargados de forma segura en los servidores del producto, las personas autorizadas pueden acceder y trabajar con los registros desde cualquier lugar con una conexión a Internet activa.