¿Qué es la gestión de documentos?
Las empresas y otras organizaciones, así como las personas que manejan una gran cantidad de información, necesitan sistemas de gestión de documentos para archivar, proteger, recuperar y compartir esa información. La gestión de documentos es un sistema organizado que procesa, almacena y recupera metódicamente los documentos y los datos que contienen. Para copias impresas o documentos en papel, el proceso simplemente puede denominarse un sistema de archivo.
La gestión de documentos es una versión más contemporánea que generalmente implica la producción electrónica, el almacenamiento y la recuperación de documentos y otros archivos, proporcionando acceso seguro a quienes tienen autorización. Además de documentos típicos, como archivos de texto o copias escaneadas de documentos en papel, la gestión de documentos también puede incluir archivos de audio y video, correos electrónicos, faxes, informes, fotos, fuentes, gráficos y otras imágenes.
El software de gestión de documentos fue creado en un esfuerzo por introducir oficinas "sin papel". Al darse cuenta de que este modelo de negocio era imposible de perfeccionar, los modelos más nuevos comenzaron a integrar la gestión de documentos en papel y electrónicos. Dado que las organizaciones presentan diversas necesidades, los sistemas de gestión de documentos están diseñados específicamente para abordar aspectos particulares de la clasificación y gestión de la información.
Un ejemplo es la industria bancaria. En estos días, en lugar de enviar cheques cancelados junto con los extractos bancarios, los bancos hacen copias digitales en miniatura de los cheques y los imprimen según sea necesario. El banco también guarda una copia para sus registros. Las comprobaciones reales pueden destruirse o guardarse en una ubicación segura para realizar copias de seguridad en caso de mal funcionamiento de la computadora o datos dañados.
Otro buen ejemplo son las agencias de publicidad. En lugar de utilizar un espacio premium para guardar guiones gráficos y materiales de presentación, estos elementos se pueden convertir en datos digitales. Toda una campaña publicitaria se puede transformar en unos pocos archivos o carpetas almacenados en la computadora, a los que luego se puede acceder, distribuir o imprimir según sea necesario.
La gestión de documentos puede racionalizar eficazmente cualquier entorno de oficina. Al clasificar y almacenar convenientemente la información, y hacerla fácilmente accesible, este proceso ayuda a los empleados a trabajar de manera más eficiente. La gestión de documentos ahorra no solo espacio y tiempo, sino también dinero. Debido a que es mucho más eficiente que los sistemas de archivo típicos, también puede reducir el estrés en el lugar de trabajo.